This article assesses the problem of organizations’ compliance to labor legislation. It demonstrates results of the analysis which was carried out to evaluate the dynamics of the employers’ violations of the labor legislation revealed by the State Labor Inspection of Moscow. The data of 2011-2014 suggests that the number of violations had increased. Moreover, the article speci es several changes in the legislation regulating responsibility of employers at labor law. Attention is drawn to the fact that one of the possible ways to prepare for revisions carried out by State Labor Inspection is the audit of the Personnel Office administration. Taking into account a signi cant increase in the size of penalties for violations of the labor legislation, the article substantiates the anti-recessionary role of Personnel Office administration and the necessity of its audit; and gives practical recommendations for procedures of Personnel Office administration audit.
Personnel Office administration, responsibility of employers, audit, rights of workers, labor law.
Принципы кадрового делопроизводства
Нестабильная экономическая ситуация побуждает организации предпринимать разнообразные меры к уменьшению собственных затрат. Многие организации используют такой простой и довольно распространенный способ оптимизации собственных расходов, как сокращение численности или штата работников организации. Второй излюбленной мерой организаций является снижение уровня оплаты труда сотрудников. Вместе с тем у организаций есть более эффективный метод снижения затрат — это улучшение качества документооборота, прежде всего, кадрового делопроизводства. Актуальность подобной меры стала более ценной с момента вступления в силу новых административных штрафов за нарушения трудового законодательства.
Работники всех сфер управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего времени тратят на работу с документами [1].
Управление персоналом сопровождается созданием большого количества документов. В процессе управления персоналом используются как текстовые документы на бумажной основе, так и электронные документы. Каждой организации с первого же дня своего существования важно организовать кадровое делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены принципы современного управления документами [2].
Современная система управления кадровым делопроизводством должна основываться на принципах, лежащих в основе менеджмента качества организации [3]:
- оперативность;
- современный научно-технический уровень (возможность ведения электронного документооборота и создания электронного архива);
- целесообразность и разумность операций по кадровому делопроизводству (осуществление операций, создание документов и работа с ними должны быть необходимы для достижения организационных целей);
- оптимальное сочетание бумажного и электронного документооборота (составление документов в бумажном виде только тогда, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
Несоблюдение перечисленных принципов ведения кадрового делопроизводства чревато для организаций значительными штрафными санкциями.
1. Ryazantseva M.V. The Analysys of problems in the field of observance of the rights of hired workers. Sovremennie nauchnie issledovaniya i innovacii. Economicheskie nauki [Economic science]. 2014. I. 1, pp. 54-56. (in Russian)
2. Osipova O.S., Subocheva A.O. The growing influence of social capital of the functioning of the labor market and human capital in Russia. Chelovecheskii kapital. Chelovek i zhizn [People and life]. 2013, I. 3 (51), pp. 13-16. (in Russian)
3. Hramovskaya N.A. Actual problems of modern office-work and document flow. Sekretar-referent. Journal of Computer-Mediated Communication. 2008, I. 5. Available at: http://www.profiz.ru/sr/5_2008/problemy_sovr_deloproizv/ (Accessed 10 November 2014).
4. Zhigacheva A.V., Nasonova T.G. Trudovoe zakonodatelstvo: istoria i sovremennost [Labor legislation: history and present]. Moscow, INFRA-M Publ., 2010. 136 p.
5. Ryazantseva M.V., Uliyankina N.N. Statistical analysys of the problems in the field of protection of the rights of employees. Mezhdunarodniy zhurnal prikladnih I fundamentalnih issledovaniy. Economicheskie nauki [Economic science]. 2014. I. 5, pp. 91-95. (in Russian)
6. The reports of the State labor Inspectorate for 2011-2014. State labor Inspectorate in Moscow. Available at: http://git77.rostrud.ru/osnov/ (Accessed 10 March 2015).
7. Zhigun L.A. Rationalization of distribution of functional duties of experts. Menegement v Rossii i za rubezom. Upravlenie personalom [Human resource management]. 2009, I. 6, pp. 134-139. (in Russian)
8. Maslova V.M. Upravlenie personalom: tolkoviy slovar [Human resource management: explanatory dictionary]. Moscow, Dashkov i Co Publ., 2013. 120 p.
9. Smirnova M.E., Kohova I.V. Functional foundations and modern trends in the development of labor organization. Chelovecheskii kapital. Chelovek i socium [People and society]. 2014, I. 7(67), pp. 76-79. (in Russian)
10. Sobol O.V. Factors of formation and development of the quality of working life of young professionals. Vestnik Universiteta (Gosudarstvenniy universitet upravlenia). Aktualnye problem upravlenia [Actual problems of management]. 2013, I. 1, pp. 196-200. (in Russian)
11. Ryazantseva M.V., Subocheva A.O. The organization of independent work of students (a workbook on discipline «Documentary ensuring human resource management»). Mezhdunarodniy zhurnal ekcperimentalnogo obrazovaniya. Economicheskie nauki [Economic science]. 2015, I. 2, pp. 277, 278. (in Russian)
