сотрудник с 31.08.2000 по настоящее время
Национальный исследовательский Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева (статистики, эконометрики и информационных технологий в управлении, доцент)
сотрудник с 31.08.2000 по настоящее время
Саранск, Республика Мордовия, Россия
Россия
ББК 6505 Управление экономикой. Экономическая статистика. Учет. Экономический анализ
Рассмотрены проблемы автоматизации бизнес-процессов предприятий, особенности систем Workflow, проведен обзор современных решений, представленных на рынке в этой сфере.
информационная система, информационные технологии, автоматизация бизнес-процессов, оптимизация деятельности, BPM.
За последние десятилетия механизм ИТ-систем для успеха предприятия претерпел ряд серьезных изменений, которые, прежде всего, были связаны с расширением функциональности ИТ.
Важным процессом анализа информационных технологий в автоматизации бизнес-процессов является цепочка создания стоимости, предложенная М. Портером [12, с. 103], которая представляет собой систему взаимосвязанных видов деятельности, процессов. Цепочка ценностей одной из компаний, представляющая все виды деятельности, необходимые для создания конечной потребительской ценности. Система ценностей включает ценовые цепи поставщиков и покупателей.
Информационные технологии оказывают воздействие на способы реализации процессов компании и характер связей между ними, что позволяет [14, c. 148]:
– улучшить качество, скорость, гибкость выполняемых операций и процессов и снизить затраты на их реализацию;
– усилить координацию и интеграцию процессов как внутри компании, так и за ее пределами;
– увеличить потребительскую ценность, обеспечить дифференциацию потребительской ценности.
Современные условия ведения бизнеса характеризуются значительным сокращением времени выполнения всех процессов. От использования информационных технологий выгодны организации со сложными операционными и производственными процессами с высокой интенсивностью и объемами деловых операций, которые производят сложные продукты.
Информационные технологии позволили автоматизировать многие процессы, например, делать заказы, вести учет, контролировать запасы запасов, готовить отчеты и т. д. Это помогает достичь скорости и качества выполнения процесса за счет уменьшения количества ошибок, связанных с информацией об обработке.
Кроме того, информационные технологии значительно улучшают качество управленческой деятельности. Они управляют процессом планирования и контроля, обеспечивая быстрый доступ к необходимой внутренней и внешней информации, поддерживая принятие решений сотрудниками и менеджерами разных уровней, способствуя эффективной совместной работе и высококачественным внутрикорпоративным коммуникациям. Информационные технологии, регулирующие основные виды деятельности: управленческий учет, финансы, маркетинг, оперативное управление, управление человеческими ресурсами [11].
Таким образом, в современной экономике информационные технологии являются важным организационным элементом, который обеспечивает конкурентные преимущества и устойчивое развитие предприятия.
Существует отдельный класс приложений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов. К ним относятся системы Workflow, системы моделирования бизнес-процессов и системы BPM (Business Process Management), которые непосредственно предназначены для автоматизации различных бизнес-процессов. [13]. Использование таких технологий повышает производительность и сокращает время, затраты на выполнение бизнес-процессов, улучшает качество их реализации и снижает операционные риски [13].
Рассмотрим подробнее содержание приведенных приложений автоматизации управления бизнес-процессов.
Рабочий процесс (Workflow) – это процесс, произвольная задача, выполняемая или параллельная двум или более участникам рабочей группы с целью достижения общей цели [2]. Фактически Workflow является синонимом термина «бизнес-процесс», но чаще всего в отношении систем автоматизации бизнес-процессов. После выполнения описания и оптимизации бизнес-процессов, а также последующего процесса автоматизации. Для того чтобы процессы, которые были созданы для работы, необходим инструмент для автоматической координации действий исполнителей – это система Workflow. Следовательно, Workflow-система – это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и, при необходимости, вызывать соответствующие приложения [7].
Можно сказать, что Workflow-системы являются реакцией ИT-рынка на процессный подход к управлению. Далее представим наиболее значимые возможности рассматриваемой системы [8]:
– регулирование бизнес-процесса, т.е. когда исполнитель следует всем «правилам» работы в системе. В соответствии с такими правилами, в частности, подразумеваются временные ограничения на осуществление отдельных шагов, в случае нарушения которых система создает предупреждение, как для самого исполнителя, так и для владельца процесса, который может принять оперативные меры;
– предоставление исполнителю всей необходимой информации для выполнения бизнес-функций и автоматическая передача задач дальше по цепочке бизнес-процесса;
– полный контроль над бизнес-процессами, т.е. наличие в системе подробной информации о ходе бизнес-процессов и возможностях оперативного управления. Владелец процесса предоставляет информацию обо всех работах в рамках бизнес-процесса и полномочиях по перераспределению задач между исполнителями или изменениями рабочего процесса;
– мониторинг статистики эффективности бизнес-процессов и сбор информации для их дальнейшего совершенствования. В любой системе управления необходимо закрыть цикл управления путем мониторинга и анализа производительности.
Особенность систем Workflow – это подразделение, с помощью которого бизнес-процессы должны выполняться из прикладных систем. Такие системы позволяют быстро изменять правила для выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения или корпоративной базы данных.
Рабочий процесс часто служит теоретической документацией, то есть как единым организатором предприятия, реализованным с использованием системы уведомлений.
Другим распространенным приложением для автоматизации управления бизнес-процессами является управление бизнес-процессами (BPM). Это концепция управления процессами организации, которая рассматривает бизнес-процессы как отдельные ресурсы предприятия, постоянно адаптированные к постоянным изменениям, и опираясь на такие принципы, как [10]:
– понятность и видимость бизнес-процессов с использованием формальных нот, использования программного обеспечения, моделирования, мониторинга и анализа бизнес-процессов;
– способность динамически перестраивать модели бизнес-процессов с участием участников и средств программных систем.
Основным процессом управления бизнес-процессами является адекватная и быстрая трансформация взаимосвязанных процессов, процессов поставок, расчетов с контрагентами и заканчивая расширением рынка.
Особенность развития BPM заключается в том, что этот процесс проходил одновременно по двум направлениям: бизнес и информационные технологии. В направлении бизнеса он исходит из TQM (Total Quality Management), затем он преобразуется в BPR (реинжиниринг бизнес-процессов) и, далее, непосредственно в BPM [5].
На первом этапе формируется стратегия, определение целей и мероприятий по планированию. На этом этапе необходимо определить состав индикаторов, который будет характеризовать тот факт, что бизнес находится в контролируемых условиях. На последнем этапе анализируются результаты, принимаются управленческие решения для корректировки цели. Таким образом, концепция BPM отражает процессный подход, то есть цикл Deming (PDCA): планирование, выполнение, проверка, действие.
Для технологической поддержки концепции BPMS, сначала в зарубежной практике, а затем в отечественной, появился специальный класс программ – BPMS (из английской системы управления бизнес-процессами, системы управления бизнес-процессами).
Для внедрения BPM-технологий в организации могут быть внедрены новейшие технологии: линейка программных продуктов Bentley System, SmartPlant P & ID, SmartPlant Instrumention, SmartPlant 3D, инструмент ARIS Business Designer [9].
Среди существующих технологий поддержки BPM вы должны уделять больше внимания продукту ARIS Business Designer, который является программным уровнем для профессионального управления бизнес-процессами на основе интернет-технологий. Преимущества этой программы – удобство, простота установки и администрирования, независимая платформа, открытый интерфейс [13].
На рис. 2 схематически показан инструмент ARIS [4, c. 95]. Основой методологии является то, что любая организация рассматривается как сложная система, описание которой состоит из четырех основных групп моделей: модели организационной структуры, модели функций, модели данных и модели, объединяющей эти три группы – модель управления.
Работа системы управления бизнес-процессами основана на следующей идее. На этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм. Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия [9].
Существует мнение, что BPMS имеет те же системы Workflow, но с различными инструментами. Однако это утверждение не совсем корректно. BPMS действительно можно представить как развитие BPM. Важная роль в анализе BPMS – это большая часть структурированных данных, содержащихся в различных хранилищах [3].
В общем виде можно представить, что BPM вобрала в себя наработки следующих подходов и методик [1]:
– Workflow и системы электронного документооборота;
– моделирование и реинжиниринг бизнес-процессов;
– система сбалансированных показателей и KPI;
– интеграция приложений.
К основному принципу и эффектам BPM относится к уровню эффективности, в том числе в нужное время, в том числе в будущем, прозрачности и управляемости процессов, способности быстро и гибко реагировать на изменения, что, в свою очередь, является одним из предварительных условий идеологии BPM.
Для реализации этих аспектов процессного управления BPM-системы состоят из следующих глобальных элементов [9]:
– средство моделирования;
– средство исполнения («движок»);
– средство мониторинга;
– средство улучшения.
Для моделирования, с предыдущим описанием бизнес-процессов, BPM использует инструменты класса Workflow. На данный момент наиболее распространенными языками моделирования являются нотация BPMN и стандарт BPEL. BPMN – это язык для описания бизнес-процессов, используя практически все необходимые примитивы (относительно простые графические элементы) для отображения рабочих процессов и контента. BPEL можно рассматривать как описание элементов веб-сервисов.
В связи с этим, наряду с традиционными элементами, заимствованными из моделей потоков работ, в BPEL прорабатываются, например, такие специфические вопросы, как асинхронные вызовы веб-сервисов, «длинные» транзакции и связанные с ними механизмы обработки ошибок.
Выполнение в BPM-системах начинается с графической схемы бизнес-процесса, которая загружается на веб-сервер («движок»), где начинается процесс. Выполнение включает в себя автоматическое прохождение этапов процесса, а также реализацию контроля. В этом случае каждый исполнитель, задействованный в институте бизнес-процесса, видит задачу, требуемую от него [13].
Мониторинг в BPM-системах означает способность быстро, в режиме реального времени отслеживать ход процесса через этапы и исполнителей, а также позволяет создавать отчеты и оценивать эффективность и индикаторы процесса.
Совершенствование (оптимизация) процессов является неотъемлемой частью системы успешной организации. Некоторые BPMS позволяют вам вносить изменения в процессы даже после реализации этих процессов. Например, в системе ELMA каждый пользователь имеет возможность создавать предложения для улучшения бизнес-процесса. Такие предложения входят в процесс, который, в свою очередь, принимает решение – совершенствовать или отклонять [9].
Важно понимать, что BPMS не представляет собой отдельную независимую систему, способную создавать только информационную инфраструктуру предприятия. С этой точки зрения BPMS является средством интеграции и, что наиболее важно с точки зрения идеологии BPM, людей, работающих с этими приложениями [13].
Основными стандартными функциями BPMS являются [15]:
– совместная разработка процессов;
– проектирование (моделирование) и автоматизация процессов;
– развертывание процессов;
– контроль и управление процессами;
– работа с бизнес-правилами;
– повторное использование процессов;
– симуляция процессов, предполагающая поиск «узких мест» процессов, анализ загруженности исполнителей в процессах и достаточности ресурсов для процессов;
– тестирование процессов (запуск процессов с тестовыми данными);
– документирование процессов, работа с артефактами;
– создание экземпляров процесса и управление ими;
– работа с версиями процессов;
– мониторинг и анализ показателей эффективности.
В результате исследования консалтинговой компании «Gartner», специализирующейся на изучении рынков информационных технологий, выявлено, что мировой рынок BPM-систем в 2015 г. оценивается в 2,3 млрд долл. Лидерами на этом рынке стали такие производители, как Pegasystems, Appian и IBM [6]. Российский рынок BPM-систем в 2015 г. составил около 0,2% мирового рынка. Прежде всего, это связано с тем, что большинство российских компаний находятся на этапе первичной оптимизации ключевых процессов на основе ERP-систем и создания базовой инфраструктуры.
Тем не менее, экономический кризис в России заставляет предприятия уделять больше внимания вопросам снижения издержек при производстве своей продукции, изыскивая резервы в повышении производительности труда. Самый простой способ для этого оптимизация своих бизнес-процессов, прежде всего управленческих, и их максимальная автоматизация. Следовательно, российский рынок BPM-систем имеет неплохой потенциал для роста.
1. BPM-системы. [Электронный ресурс] // Менеджмент качества. - Режим доступа: http://www.kpms.ru/Automatization/BPM_System.htm/ - Загл. с экрана.
2. Автоматизация процесса - Workflow. [Электронный ресурс] // Консалтинговая компания-партнер «Взгляд Вашего потребителя». - Режим доступа: http://www.regcons.ru/5-step-1-6.htm/ - Загл. с экрана.
3. Введение в управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). [Электронный ресурс] // Менеджмент качества. - Режим доступа: http://iiba.ru/bpm-business-process-management/ - Загл. с экрана.
4. Войнов И.В. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография / И. В. Войнов, С. Г. Пудовкина, А. И. Телегин. - Челябинск: ЮУрГУ. - 2002. - 392 с.
5. Деревинский Д.О. Анализ ключевых факторов развития концепции управления бизнес- процессами BPM. / Д. О. Деревинский // Проблемы современной экономики. - 2012. - № 2. - С. 144-146.
6. Дубова Н. Платформы управления бизнес-процессами. [Электронный ресурс] / Н. Дубова // Открытые системы. - 2016. - № 4. Режим доступа: http://www.osp.ru/os/2005/10/380439/ - Загл. с экрана.
7. Коптелов А.К. Описание процессов с помощью BPM-систем. [Электронный ресурс] / А.К. Коптелов // Менеджмент и информационные технологии. - 2013. - № 6. - Режим доступа: http://bpm.ucoz.ru/publ/bpm_sistemy/23/ - Загл. с экрана.
8. Коптелов А.К. Тенденции в управлении бизнес-процессами. [Электронный ресурс] / А. К. Коптелов // Byte. - 2008. - №5. - Режим доступа: http://businessprocess.narod.ru/index46.htm/ - Загл. с экрана.
9. Лыкова А.И. Развитие концепции управления бизнес-процессами организации: от классического подхода к ВРМ-системам. [Электронный ресурс] / А. И. Лыкова, А. В. Батищев // Синергия. - 2015. - №1. - Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/razvitie-kontseptsii-upravleniya-biznes/ - Загл. с экрана.
10. Павлов А.Ю. Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия. [Электронный ресурс] / А. Ю. Павлов // Инженерный вестник Дона - 2012. - № 4. - Режим доступа: http://ivdon.ru/magazine/archive/n2y2012/777/ - Загл. с экрана.
11. Попова Л.Ф. Влияние технологии на строение организационной структуры предприятия / Л. Ф. Попова // Вестник СГСЭУ. - 2012. - № 1. - С. 91-94.
12. Портер М. Конкуренция / М. Портер. - М.: Изд. дом «Вильямс», 2011. - 608 с.
13. Реализация концепции BPM (Business Process Management) для улучшения проектной деятельности. [Электронный ресурс] // «Современные проблемы науки и образования». - Режим доступа: https://www.science-education.ru/ru/article/view?id=15887/ - Загл. с экрана.
14. Светлов Н.М. Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие / Н. М. Светлов, Г. Н. Светлова. - М.: НИЦ ИНФРА-М. - 2015. - 232 с.
