Система менеджмента качества является основой устойчивого развития. Внутренняя нормативная документация, являясь частью этой системы, занимает важное место на современном предприятии.
В настоящее время актуально развитие электронного документооборота при помощи специализированных программных продуктов, которые позволяют упростить процесс составления документов путем выгрузки из системы готовых взаимосвязей процессов. Это решает проблему наличия «белых пятен» в документах, которые актуализируются либо лишь формально, либо ответственные лица могут не учитывать всех нововведений и новых процессов за период пока не был актуализирован документ. Избежать этого помогает системная выгрузка данных через нотацию Процедура (Cross-Functional Flowchart) для требуемых документов в программном продукте Business studio.
Весь процесс системного подхода к описанию и регламентации документов начинается с требований стандарта ГОСТ Р ISO 9001-2015 – использовать процессную модель предприятия [1]. Переход к данной модели выполняется на всех предприятиях, проходящих сертификацию по стандартам ISO серии 9000.
Процессная модель представляет собой систему эффективных горизонтальных связей (рис. 1) [2], где в объективе высшего руководства рассматривается внутренняя среда компании – процессная система. Внедрение такого процессного подхода на предприятиях, с точки зрения бизнес-аналитика [3], без специализированных программных средств – представляет собой индивидуализированный процесс без возможности использования проделанной работы коллективно.
Одной из таких программ является Business studio. Она предназначена для моделирования бизнес-архитектуры. Выбор, по сравнению с зарубежными аналогами, также обоснован большей ориентированностью на российский рынок, так как разрабатывается российской группой компаний «Современные технологии управления».
Работа по составлению документов выполняется назначенным в каждом определенном отделе человеком, который не всегда может уследить за всеми взаимосвязями процессов, которые протекают во всей организации и влияют на заданный процесс. Процессная модель позволяет выстроить действия в определенную последовательность, что позволяет минимизировать ошибки при составлении документов.
Выстроить все связи в процессах, определить все входы и выходы процессов, определить тех, кто выполняет эти процессы, а также определить, какими документами пользуются при работе с процессами и внести это всё в программу – задачи для специального отдела, чья работа предшествует составлению нормативных документов на предприятии.
В одну из задач отдела входит централизованное создание шаблонов документов при помощи программного продукта.
В процессе выстраивания в программе связей определяются и уточняются все необходимые элементы (рис. 2), которые в дальнейшем будут автоматически выгружаться при составлении документа. Для этого в системе Business studio, чаще всего [4], работают со следующими, представленными функционалом программы, классами:
- «процессы»;
- «субъекты»;
- «показатели»;
- «объекты деятельности».
Пользуясь нотацией IDEF0, составляем основу всей модели процессов предприятия в виде диаграммы (рис. 3), позволяющей в дальнейшем декомпозировать выполняемые на предприятии процессы на подпроцессы, которые будут регламентироваться определенными документами.
Уровни модели процессов строятся по следующему принципу:
- на 1–4 уровне – в нотации IDEF0;
- начиная с 5-го уровня, – преимущественно в нотации «Процедура». Для объединения деятельности в единую группу может быть применена нотация IDEF0.
Из принципа следует, что нотация «Процедура» используется для моделирования процессов компании на нижних уровнях и именно она является конечным пунктом во всей модели для составления нормативных документов. Через неё становятся видны все участвующие организационные единицы, которые выполняют определенные функции. Выгружать данные из нотации Процедура можно в виде текста, таблицы и матриц функций.
Составление шаблонов нормативных документов ведётся с применением Мастера отчетов. Выгруженные привязки из нотации «Процедура» расставляются в заранее отведенное для них место в виде «Закладок» и «Полей кодов» ({DOCVARIABLE]) в файл формата Word (рис. 4).
Подводя итог сказанному, можно выделить:
1) процессная модель, в совокупности с применением программных средств, позволяет минимизировать ошибки при составлении документов;
2) данный процесс зависит от достоверности и своевременности внесенной информации в процессную модель, что влечет за собой назначение ответственных лиц за её актуализацию;
3) снятие функции разработки документов с производственных специалистов и централизация этого процесса позволит сосредоточиться специалистам на своих основных обязанностях.
