Bryansk, Russian Federation
Bryansk, Russian Federation
Bryansk, Russian Federation
The article examines an approach to documenting the quality management system (QMS) of a higher education institution (HEI), following the principles outlined in ENQA and ISO 9000 series based on integrating into the considered model of the standards GOST R ISO 10013-2024 and GOST R 7.0.97-2016. The work analyses challenges and associated discrepancies in forming registers and forms of QMS documentation at HEIs caused by two factors. Firstly, the lack of specificity regarding development and control of documented information in the current family of international ISO 9000 standards (version 2015); secondly, the release only in December 2025 of the anticipated new version of ISO 9000:2025 standards, which raises hopes among the scientific community for resolving these issues. The authors justify the relevance of applying specific approaches, particularly for identifying the register of documented QMS information using GOST R ISO 10013-2024 and standardizing document formats according to GOST R 7.0.97-2016. The work discusses testing the proposed methodology by developing and formatting the form of this key QMS document of the higher school, which is the policy statement on quality. Finally, one substantiates the prospective value of adopting an approach to enhancing documented information based on integrating the standards GOST R ISO 10013-2024 and GOST R 7.0.97-2016 into the quality model. This allows for improving the quality of the higher education institution’s QMS documentation and reducing uncertainty in verifying its conformity in certification authorities.
quality management system, higher education institution, documented information, structure of quality system documentation, document format and attributes, GOST R ISO 10013-2024, GOST R 7.0.97-2016
Введение
Технический комитет 176 «Менеджмент и обеспечение качества» Международной организации по стандартизации (ISO/TC 176) анонсировал выхода в свет в декабре 2025 года новой версии семейства международных стандартов ISO 9000 и ISO 9001 [1]. Пересмотр действующих ISO 9000 и ISO 9001 версии 2015 года вызван как необходимостью учета происшедших в течение последних десяти лет изменений во внешней и внутренней среде организаций (глобальная неопределенность, цифровизация, устойчивое развитие и пр.), так и неоднозначностью в толковании рекомендаций стандартов к реализации ряда процессов, в том числе к управлению документированной информацией системы менеджмента качества (СМК).
Семейство международных стандартов ISO 9000 и ISO 9001 является универсальным и рассматривается специалистами в виде базовых стандартов для отраслевых и интегрированных моделей СМК, в том числе в области образовательных услуг [2]. Лидером среди моделей СМК в образовательных организациях РФ является сегодня типовая модель системы качества образовательного учреждения для вузов и ссузов (ENQA & ISO 9000), представляющая собой интеграцию частных стандартов [3], [4], [5]:
- стандарты по менеджменту качества ISO 9000, задающие общий контур системы управления образовательной организацией с позиций менеджмента качества, в том числе принципы и подходы в управлении документированной информацией;
- стандарты и рекомендации для гарантии качества высшего образования в европейском регионе (ENQA), предоставляющие инструменты идентификации уровня зрелости системы качества университета.
Решение проблем, связанных с корректным документированием СМК вуза, в условиях актуализации семейства ISO 9000:2015 и отсутствия на текущей момент новой версии ISO 9000:2025 возможно, как представляется, на основе применения международного стандарта ISO 10013:2021 (и его аутентичной национальной версии ГОСТ Р ИСО 10013-2024 «Системы менеджмента качества. Руководство по документированной информации» [6], вступившей в действие 01.01.2025) и национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [7].
Совершенствование документации СМК вуза на основе интегрирования в модель качества стандартов ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 позволяет не только устранить проблемы, связанные с отсутствием конкретности относительно состава, формуляра и реквизитов документированной информации системы качества, но и снизить уровень неопределенности в подтверждении ее соответствия в органах сертификации.
1. Материалы, модели, эксперименты, методы и методики
1.1. Идентификация документированной информации СМК вуза.
Изучение рассматриваемой проблематики базируется на следующих допущениях:
- процедура документирования СМК вуза на основе модели ENQA & ISO 9000 регламентируется стандартами ISO 9000;
- ISO 9000 является универсальным стандартом для моделирования систем качества и может быть гармонизирован в отсутствии противоречий и конфликтов с иными стандартами, конкретизирующими деятельность, в том числе в области документирования информации, в частности ISO 10013:2021;
- национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает описание реквизитов документов СМК вуза ‒ обязательных элементов документа, придающих ему юридическую состоятельность.
Анализ практик и публикаций в области документирования СМК вуза в действующей версии семейства стандартов ISO 9000:2015 позволил выявить некоторые проблемы, возникающие в результате реализации данного вида деятельности [4, 8-18]:
- отсутствие определенности в формировании реестра документации системы менеджмента качества образовательной организации, являющегося необходимым и достаточным для результативного функционирования СМК и подтверждения ее соответствия заявленной модели системы качества в органах сертификации;
- затруднения или отсутствие единообразия в оформлении ряда документов СМК, в частности политики, целей в области качества и пр., вызванные отсутствием унифицированных форм документированной информации и пр.
Опираясь на результаты исследований в данной предметной области, нашедшие отражение в научных публикациях, можно отметить неоднозначное отношение специалистов в области менеджмента качества к семейству ISO 9000:2015. Так, эксперты критикуют стандарт ISO 9001:2015 по сравнению с предшествующим ему стандартом ISO 9001:2008, в том числе в связи с отсутствием конкретизации в вопросах, связанных с документированием СМК организации: определением состава документов, их форм, идентификаторов и пр.
Действующее семейство стандартов предоставляет свободу организации в формировании реестра документации, описывающей и регламентирующей функционирование СМК. ISO 9001:2015 рекомендует включать в СМК организации, не уточняя их наименование, документы, отвечающие следующим ограничениям:
- документированная информация, требуемая рассматриваемым стандартом;
- документированная информация, определяемая организацией для обеспечения результативности системы качества.
Следует отметить, что СМК вуза помимо демонстрации потребителям результатов своей деятельности ‒ качества образовательных услуг, должна предъявлять всем заинтересованным сторонам состав, механизмы и ресурсы управления, зафиксированные в документах. Можно сказать, что документированная информация – это и есть система менеджмента качества, представленная на материальном носителе (бумажный и/или электронный носитель).
Учитывая, что вуз стремиться не только обеспечить качество оказываемых образовательных услуг, но и получить в органах сертификации формальные показатели состоятельности своей системы качества, подтверждающие ее результативность и эффективность, необходимо, чтобы взгляды образовательной организации и эксперта-аудитора на реестр необходимой для функционирования СМК документированной информации совпадали. В этой связи многие вузы, о чем свидетельствуют их официальные сайты, посчитали целесообразным в отсутствии в действующем стандарте конкретного перечня документированной информации сохранить в своем реестре ряд нетребуемых ISO 9001:2015, но достаточно четко описывающих СМК документов, в частности руководство по качеству. Руководство по качеству содержит в концентрированном виде всю информацию о видах деятельности вуза с ссылками на регламентирующие их документы в рамках системы качества.
Требования, предъявляемые к документированной информации, не ограничиваются только ее составом. Качество документированной информации зависит, в том числе и от качества ее оформления, т.е. вся документированная информация СМК вуза без исключения должна быть оформлена единообразно (реквизиты, формуляры и пр. элементы документов) в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 [7].
Однако практика показывает, что ряд основополагающих документов СМК вузов – политика в области качества, цели в области качества, оформляются отлично от другой документации СМК (документированные процедуры, информационные карты, записи о качестве и т.д.). К выявленным в результате анализа официальных сайтов ряда отечественных вузов недостаткам относятся, в частности:
- отсутствие титульного листа документа;
- несоответствия в оформлении реквизитов документации СМК вуза;
- недочеты в оформлении верхнего и нижнего колонтитулов;
- отсутствие грифа утверждения документа руководителем образовательной организации и пр.
Такие несоответствия, как представляется, возникают в связи с отсутствием определенности, в том числе в составе документов. Так, в частности политика в области качества может существовать и, в большинстве случаев, существует как самостоятельный, автономный документ, и тогда требуется ее полное оформление с титульным листом и всеми рекомендуемыми реквизитами. При этом не является нарушением включение политики в области качества в состав документа – руководство по качеству, и, в таком случае, являясь фрагментом документа, она может быть оформлена с сокращенным составом реквизитов.
Обобщая сказанное, можно отметить, что у вуза существует потребность в наличии некоего нормативного документа (стандарта, методических указаний, рекомендаций и пр.), обеспечивающего определенность в формировании перечня документированной информации, регламентирующей СМК вуза, и ограничивающего субъективный подход со стороны органов сертификации. Таким документом для идентификации, разработки и управления документированной информацией СМК вуза, как представляется, может в сложившихся условиях стать стандарт ГОСТ Р ИСО 10013-2024, интегрированный в действующую модель системы качества.
ГОСТ Р ИСО 10013-2024 гармонизирован с рекомендациями стандарта ISO 9001:2015 и содержит конкретный перечень документов, который применительно к модели системы качества образовательной организации включает, в частности [6]:
1) документированная информация СМК, которая должна быть в реестре:
- политика в области качества;
- цели в области качества;
2) документированная информация, которую организация сочтет необходимой для поддержания функционирования СМК и ее процессов:
- руководство по качеству;
- документированные процедуры;
- информационные карты процессов;
- рабочие инструкции, методические документы и рекомендации;
- планы (программы) качества;
- формы и чек-листы;
- документированная информация внешнего происхождения;
3) документированная информация, которая используется для свидетельства достигнутых результатов:
- записи по качеству.
ГОСТ Р ИСО 10013-2024 предоставляет краткую характеристику предлагаемого перечня документов СМК, описывает процедуру создания и актуализации документированной информации.
Предлагаемый подход к документированию информации СМК вуза на основе интегрирования в модель качества (ENQA & ISO 9000) стандартов ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 позволяет повысить качество рекомендованной документации и подготовить ее для аудиторских проверок (подтверждения соответствия заявленной модели системы качества).
2. Результаты
2.1. Адаптация рекомендаций ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 к управлению документированной информации СМК вуза
Совершенствование процесса документирования информации СМК на основе интегрирования в модель качества (ENQA & ISO 9000) стандартов ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассматривается применительно к документу – политика в области качества. Политика в области качества – основополагающий документ СМК вуза, описывающий общие намерения и направления деятельности в области качества, официально сформулированные высшим руководством. В рамках данной статьи не разбирается содержательный аспект политики в области качества.
ГОСТ Р ИСО 10013-2024 отмечает, что политика и цели в области качества должны быть документально оформлены в виде самостоятельных документов или включены в руководство по качеству [6]. Исходя из допущения, что политика в области качества СМК вуза является самостоятельным документом, ее создание предусматривает, в частности:
- разработку унифицированного формуляра документа;
- идентификации реквизитов документа.
Формуляр и реквизиты документа разрабатываются и оформляются в соответствии с рекомендациями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016. Создание политики в области качества осуществляется идентично документированию информации системы менеджмента качества в целом и включает в себя:
- оформление титульного листа;
- заполнение колонтитулов (верхнего и нижнего);
- разработку текста.
Титульный лист документа включает следующие реквизиты и элементы документа (рис. 1, 2): гриф утверждения; вид документа; наименование системы управления; наименование документа; код документа; версия; дата введения документа; гриф согласования; место издания; год издания.
Колонтитулы – верхний и нижний – наносятся на каждый лист документа СМК, включая титульный лист, и содержат идентификаторы организации и документа (уровень, версия, вид и пр.). Верхний колонтитул титульного листа включает следующие элементы: эмблема организации; наименование организации, в том числе ее ведомственная принадлежность; вид документа; наименование документа; код документа.
Нижний колонтитул титульного листа включает следующие элементы: наименование должности ответственного лица – разработчика, проверяющего, согласовывающего документ, подпись с ее расшифровкой (имя, отчество, фамилия), дата подписания документа; номер актуальной версии документа; классификация документа: КЭ – контрольный экземпляр документа; УЭ – утвержденный экземпляр документа; ИЭ – используемый экземпляр документа; номер текущей страницы и общее число страниц документа. Фрагмент (титульный лист) формуляра и примера оформления политики в области качества вуза представлен на рис. 1 и 2.
Рис. 1. Формуляр титульного листа политики в области качества
Fig. 1. The form of the title page of the quality policy
Рис. 2. Пример оформления титульного листа политики в области качества
Fig. 2. An example of the design of the title page of the quality policy
Разработка унифицированных формуляров документов СМК, в том числе политики в области качества, регламентированных ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, позволяет повысить качество документированной информации образовательной организации.
Заключение
Документирование СМК вуза в настоящее время рассматривается, в том числе как инструмент демонстрации процессов, ресурсов и механизмов образовательной организации, разработанных, функционирующих и позволяющих достигнуть запланированных результатов в соответствии с заявленной моделью системы качества (ENQA & ISO 9000) для всех заинтересованных в образовательных услугах сторон. В то же время наличие корректно разработанной документированной информации системы менеджмента качества на основе установленного и признаваемого сертифицирующим органом нормативного документа (стандарта) позволяет вузу получить формальные показатели состоятельности своей СМК (подтверждение соответствия).
В этой связи предлагаемый подход к документированию СМК вуза на основе ENQA & ISO 9000, базирующийся на интегрировании в модель качества стандартов ГОСТ Р ИСО 10013-2024 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, позволяет повысить качество документации, в том числе идентифицировать реестр и унифицировать формы и формуляры документов, а также снизить уровень неопределенности в подтверждении ее соответствия в органах сертификации.
1. Meeting of the Technical Committee No. 176 Quality Management and Assurance of the International Organization for Standardization (ISO) [Internet] [cited 2025 Feb 19]. Available from: rusregister.ru/news/zasedanie-tehnicheskogo-komiteta-176.
2. Abbas J., Kumari K., Al-Rahmi W.M. Quality Management System in Higher Education Institutions and Its Impact on Students’ Employability with the Mediating Effect of Industry-Academia Collaboration. Journal of Economic and Administrative Sciences. 2024;40(2):325-343. DOIhttps://doi.org/10.1108/JEAS-07-2021-0135.
3. Kruglov V.I., Azareva V.V., Gorlenko O.A., et al. Education Quality Assurance. Staryj Oskol: TNT; 2017. 170 p.
4. Simkin A.Z., Mozhaeva T.P., Proskurin A.S. Developing the University’s Quality Management System. Ergodesign; 2023;3(21):247-254. DOIhttps://doi.org/10.30987/2658-4026-2023-3-247-254.
5. Gorlenko O.A., Borbatz N.M., Mozhaeva T.P Quality System of Bryansk State Technical University: Version 2015. Bryansk: BGTU; 2015. 74 p.
6. GOST R ISO 10013-2024. Quality Management System. Guideline for Documented Information [Internet]. 2024 [cited 2025 Mar 4]. Available from: https://docs.cntd.ru/document/1306472687.
7. GOST R 7.0.97-2016. System of Standards on Information, Librarianship and Publishing. Organizational and Administrative Documentation. Requirements for Presentation of Records. [Internet]. 2016 [cited 2025 Mar 4]. Available from: https://docs.cntd.ru/document/1200142871.
8. Chaika I.I. Quality Is the Integral of All Enterprise Functionalities. Methods of Quality Management; 2023;10:8-13.
9. Vasetskaya N.O. Document Management Peculiarities in Quality Management System at Technical Universities. Science and Business: Ways of Development. 2022;7(133):69-72.
10. Kachalov V.A. Preventing Errors Related to Human Factor: Implementation of Clause 8.5.1.g of GOST R ISO 9001-2015. Methods of Quality Management; 2019;12:14-19.
11. Dudkina I.M., Dudkin D.V., Lukyanova A. Documenting the Quality Management System. Young Scientist [Internet]. 2016;7(111)-4 [cited 2025 Mar 4]:52-54. Available from: https://moluch.ru/archive/111/28180.
12. Chekaldin A.M. Documenting Quality Management Systems in Organizations. Modern Science Success. 2017;4(3):99-101.
13. Alexandrova E.L. Problems of Making Quality Assurance Documentation. Vestnik Farmacii. 2021;3(93):5-13. DOIhttps://doi.org/10.52540/2074-9457.2021.3.5.
14. Sataeva D.M. Documented Information Management: ISO 9001:2015 Based Approach. Vestnik Volzhskoj Gosudarstvennoj Akademii Vodnogo Transporta. 2018;55:100-110.
15. Sergeev A.G. Education Quality Management. Documenting Quality Management Systems: Moscow: Publishing URAIT; 2020. 58 p.
16. Jasim N.A., Mohammed T.J. Diagnosing the Gap in the Documented Information System According to the International Standard ISO 10013:2021. Journal of Positive School Psychology. 2022;6(4):6610-6619.
17. Mohammed T.J., Jasim N.A. Designing a Model to Protect Documented Information According to the Integration of Some International standards (ISO 27001:2013) (ISO 10013: 2021): A Case Study. International Journal of Health Sciences, 2022;6(S3):10684-10697. DOIhttps://doi.org/10.53730/ijhs.v6nS3.8376.
18. Caetano B. Quality Management System Documentation [Internet] [cited 2025 Mar 06]. Available from: https://simplerqms.com/qms-documentation/
