Россия
Россия
В современной управленческой деятельности часто возникает вопрос об эффективном использовании времени на выполнение рабочих задач. В статье поднимается вопрос об эффективности работы в электронной рабочей среде, а именно в файловой системе и рабочего стола компьютера. Предложено повысить эффективность за счет применения в этой среде инструмента 5s.
5S, организация, рабочее пространство, бережливое производство, файлы, папки, файлообмен.
Время – это ресурс, который всегда ограничен. Поэтому важно понимать, что влияет на его эффективное использование. К таким факторам, прежде всего, относится неэффективная организация рабочего пространства [1]. На предприятиях и в организациях зачастую сотрудники работают в офисах за компьютерным столом, и основными инструментами выступают монитор, клавиатура, мышь. Таким образом, рабочим пространством для них выступает файловая система рабочего стола компьютера. А в виртуальном пространстве можно потерять время не только на лишние манипуляции и поиски нужной папки и нужного файла, но и из-за беспорядочного хранения информации потерять ценные файлы. Поэтому необходим системный и универсальный подход по организации рабочего пространства, особенно для случаев, когда файловая система лежит в локальной сети и доступна нескольким пользователям одновременно.
Для этой цели лучше всего подойдет метод организации рабочего пространства 5S. Применяться система будет по таким же пяти этапам, как и для любого рабочего места, нуждающегося в организации рабочего пространства, с учетом специфики виртуального рабочего пространства [5].
Несмотря на всю простоту метода 5S, стоит отметить главные ошибки и трудности при его внедрении [2]:
- сопротивление сотрудников;
- установлена система штрафов вместо поощрений;
- руководитель не подает хороший пример;
- система внедрена, но никак и никем не контролируется и не поддерживается.
Однако при должном подходе и внимании все эти трудности легко можно устранить еще на этапе внедрения этого инструмента.
Система 5S одинаково хорошо подходит для оптимизации рабочего пространства, как в офисе, так и на производстве. Данный инструмент является одним из самых часто применяемых инструментов бережливого производства [3].
Пропишем подробно и наглядно каждый шаг инструмента 5S. Исходное рабочее пространство сейчас выглядит так, как показано на рис. 1. На рис. ясно видно, что в рабочем пространстве слишком много папок и файлов разной тематики, что существенно затрудняет поиск нужных. Применив подход 5S, мы можем попытаться устранить эти проблемы.
- Сортировка. Первый шаг начинается с оценки рабочего пространства (в нашем случае это файловая система) и все файлы и папки рабочей зоны делят на три категории:
- необходимые папки и файлы – те папки и файлы, которые используются в рабочем процессе ежедневно;
- иногда необходимые папки и файлы – те папки и файлы, которые используются в рабочем процессе не часто, с какой-либо периодичностью;
- ненужные папки и файлы – те папки и файлы, которые не используются в рабочем процессе.
Сложность на данном этапе заключается в том, что условно сортировать приходится дважды – сначала папки, затем файлы, находящиеся вне папок. В качестве временной меры папки и файлы сортируют путем добавления в начале их названий номера категории, в которую они попали (рис. 2, а). Так же можно для сортировки использовать временные папки с номером категории. В этом случае ненужные папки и файлы сразу отправляются в архив или удаляются.
Папки и файлы, попавшие во вторую категорию, уже не убирают с рабочего пространства, например, в единую папку. Все дальнейшие манипуляции со второй категорией производятся во втором шаге инструмента. От папок и файлов, которые оказались в третьей категории, принято также избавляться, как и в обычном инструменте 5S. Однако, в зависимости от характера файла или папки их либо удаляют, либо помещают в папку с номером 99, которая является своего рода архивом.
- Соблюдение порядка, самоорганизация. Максимально удобное расположение файлов и папок первых двух категорий необходимости, пожалуй, один из самых трудоемких этапов. Стоит придерживаться следующих принципов и советов:
– если в первой и во второй категории есть несколько однотипных файлов или папок, стоит их сгруппировать в одну общую папку;
– папки и файлы, необходимые повседневно, располагаются в порядке по степени важности или исходя из предпочтений и удобства работника путем присваивания порядковых номеров. Также, из рабочей необходимости, файлы и папки могут именоваться, например, месяцами и числами месяцев;
– для файлов и папок, которые попали во вторую категорию, следует проделать те же действия, что и для первой категории, только с учетом момента времени, когда они необходимы. Например, папки и файлы, используемые ежедневно и еженедельно важнее тех, которыми пользуются раз в квартал или полгода / год (например, для сводного отчета). Исключением являются названия по месяцам и числам месяцев;
– файлы, расположенные вне папок, желательно разместить в соответствующие папки, не создавая тем самым захламления и усложнения поиска необходимого файла. Однако самые необходимые – можно оставить и вне папок, но не более 3–5;
– желательно придерживаться единообразия названий папок и файлов. Примеры такого единообразия представлены на рис. 2, б. Для этого можно использовать специальный стандарт для наименований.
Благодаря таким стандартным наименованиям легко найти / отследить необходимую информацию за определенный период времени, легко понять по наименованию, что содержится в файле и т.д.
Обычно рабочее пространство в офисах пересекается с рабочим пространством других работников – работа в так называемых сетевых папках. Поэтому прежде чем «наводить порядок», руководителю функции следует провести встречу с работниками и объявить и объяснить важность внедрения инструмента, поставить необходимую задачу и огласить сроки ее выполнения. Именно так можно добиться общей, удобной для всех стандартной системы названий папок и файлов.
Пример реализации второго шага системы 5S для виртуального рабочего пространства проиллюстрирован на рис. 2, в.
В результате реализации второго шага, папки с названиями компаний и папка «Overall» (в них находятся отчеты по качеству стандартного шаблона) были объединены в одну – «Quality reports», файлы «complaints» были объединены также в соответствующую папку, несколько файлов и одна папка были удалены, все остальные файлы, попавшие в третью группу, перенесены в папку «Архив».
Также рабочее пространство разделяется на зоны. Для виртуального рабочего пространства зонами являются те области (основные папки), в которых сотрудник ежедневно работает. Пример разделения на зоны представлен на рис. 2, г.
Поскольку рабочее пространство не ограничивается одной папкой на компьютере, то предлагается основные рабочие зоны выделить в боковом меню быстрого доступа в проводнике. Каждая папка в боковом меню отвечает за конкретную область работы.
- Содержание в чистоте, систематическая уборка. Этот этап в целом остается практически без изменений. Так же, как и в обычном 5S создается система поддержания рабочего пространства в чистоте и порядке. В основе принципов этого шага – проводить на регулярной основе уборку рабочего пространства [4]. В процессе рабочего дня могут создаваться различные новые файлы или временные файлы. Речь идет, например, про файлы, которые являются нестандартным запросом и не сразу понятно, к какой категории их отнести. Поэтому следует в конце рабочего дня определить их в соответствующие папки или же вовсе удалить, то есть проводят уборку. Для этого выделяют 5 мин. при планировании своего рабочего времени.
- Стандартизация процесса. Данный шаг универсален – он остается без изменений. Здесь точно так же закрепляются в некотором стандарте самые эффективные решения при выполнении предыдущих трех шагов. Выполнение шагов системы должно стать обыденностью и восприниматься как некие стандартные действия [4]. По итогу должен быть разработанный стандарт организации по применению системы 5S для виртуального рабочего пространства, который должен служить наглядным примером для всех отделов и компании в целом. В таком стандарте должны быть отражены стандарты хранения (сроки хранения, сроки переквалификации в другую категорию), стандарты уборки рабочего пространства, стандарты сортировки. Отдельным необходимым документом можно выделить стандарт наименований в организации и памятка по системе 5S.
- Совершенствование. В этом шаге так же вырабатывается дисциплина выполнения работ, а система должна осознаваться как нечто повседневное и общепринятое. Это первый шаг к выявлению возможностей для улучшений, которые в дальнейшем можно было бы внедрить. Однако только этого недостаточно.
Необходимо на регулярной основе, например, раз в неделю проводить контроль рабочего пространства и самого сотрудника на соответствие пяти шагам системы 5S [4]. Это нужно не только с целью выявления возможностей для улучшений и постоянного совершенствования, но и в первую очередь для поддержания этой системы в рабочем состоянии. В этих целях обычно используют специальные чек-листы, в которых выставляются оценки каждому сотруднику и закрепленному за ним рабочему пространству по всем пяти шагам системы 5S [6, 7]. Для отслеживания хронометража работника на стандартных операциях с целью определения эффективности инструмента можно использовать календарь заданий, в котором отмечается, сколько времени на какую задачу было затрачено.
Под рабочие пространства в файловой системе компьютера обычные чек-листы не подойдут. Поэтому предлагается специальный чек-лист с учетом специфики рабочего пространства. Делится он на пять блоков с соответствующими названиями шагов инструмента 5S. Каждый блок разделен на четыре критерия оценки. Система оценивания состоит из трех оценок: 0 – полное несоответствие; 3 – частичное соответствие; 5 – полное соответствие. Максимальное количество баллов 100. В каждый чек-лист вписывается имя проверяемого сотрудника и его должность для понимания его возможной рабочей зоны. Проект такого чек-листа разработан и представлен на рис. 3.
Как итог, вопросы неэффективного протекания процессов / работ за счет потерь времени на лишних действиях и манипуляциях в электронной рабочей среде вопрос относительно новый. Применив к этой проблеме инструмент бережливого производства 5S, удалось добиться порядка в рабочем пространстве, который не затрудняет поиски нужного файла или папки, а наоборот упрощает. Следующим шагом для совершенствования системы 5S будет оценка эффективности применения такого модернизированного инструмента и заключение четких конкретных норм в стандарте. Мониторинг состояния рабочих пространств, используя разработанный чек-лист, позволит выявить области для улучшений. Инструмент универсален, и его можно применять на любом предприятии, где активно используется электронный документооборот, так как приводит электронный документооборот к единообразию и позволяет не тратить время на адаптацию файла под собственные стандарты.
1. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний/ Масааки Имаи; Пер. с англ. - М.: «Альпина Бизнес Букс», 2018. - 274 с. - (Серия «Модели менеджмента ведущих корпораций»);
2. 5S для рабочих: как улучшить свое рабочее место: перелож. кн. Хироюки Хирано "5 pillars of the visual workplace: the sourcebook for 5S implementation", выполн. специалистами изд-ва "Productivity Press" : пер. с англ. - М.: Издательство ИКСИ, 2018. - 158 с.;
3. Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег/ Дон Теппинг, Энн Данн; Пер. с англ. - М.: «Альпина Паблишер», 2018. - 322 с. - (Серия «Модели менеджмента ведущих корпораций»);
4. ГОСТ Р 56906-2016 Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S);
5. ГОСТ Р 56407-2015 Бережливое производство. Основные методы и инструменты
6. Visual Factory - Ford Motor Company, May 2000;
7. 5S-Manufacturing - Ford Motor Company, July 2001.
