Russian Federation
Automation of the supplier audit process at the stage of filling in the reporting form for the work done, by creating a computer program aimed at minimizing the likelihood of errors due to human factors, thereby improving the quality of the selection of suppliers for the company's products.
audit, supplier, software, automation
В ходе проверки поставщик обязан предоставить инспектору объективные доказательства того, что его деятельность полностью или частично соответствует заявленным критериям. В свою очередь аудитор оценивает степень соответствия поставщика предъявляемым требованиям, в результате чего составляет отчёт о проделанной работе. При регистрации несоответствий составляется план корректирующих действий, который предоставляется поставщику для ознакомления и назначения сроков устранения данных несоответствий.
Самым трудоёмким процессом после проведения самой инспекции является составление отчёта по проделанной работе, где требуется внимательность и огромное количество времени. В основном для создания отчёта используется программа для работы с электронными таблицами Excel, которая, в свою очередь, является не самой эргономичной платформой для отчётности. При большом объёме данных или если файл содержит внутренние макросы, у данной программы может происходить сбой в работе, что приводит к закрытию и потере данных. Для того чтобы пользователь мог оптимально оперировать этими данными, необходимо обеспечить аппаратурой надлежащего уровня, что не всегда могут себе позволить средние, рядовые офисы.
Главная идея процесса аудита заключается в определении уровня качества поставщика и степени соответствия его деятельности требованиям организации для дальнейшей продажи или производства качественной продукции. Нормативной базой данного типа аудита являются стандарты ГОСТ Р ИСО 9001 – 2015 «Системы Менеджмента Качества. Требования», ГОСТ Р ИСО 14001 – 2016 «Системы Экологического Менеджмента»; Требования и руководство по применению», OHSAS 18001 и внутренние стандарты организации. Чек-лист, который заполняется инспектором в ходе проверки, представляет собой список из 6 критериев, которые содержат несколько подкритериев. Аудитор должен оценить каждый из 6 критериев и назначить общую оценку поставщика, по итогам которой определяется будет ли организация сотрудничать с ним. Главной проблемой при заполнении чек-листа является человеческий фактор инспектора, который не может точно оценить каждый критерий по совокупности факторов, которые приведены для описания каждого пункта.
Первым шагом будет структурирование информации во вспомогательной форме. Основной ошибкой, которую мог совершить инспектор во время проверки, было назначение неверной оценки для одного из критериев, из-за расплывчатого описания каждой оценки. В табл. 1 и 2 представлены новая и старая описательная форма оценки «4» для критерия «Обстановка на производстве».
На начальном окне находятся два поля для ввода информации: информация о поставщике (наименование и адрес поставщика / производственной площадки) и информация по инспекции (ФИО инспектора и дата инспекции). При нажатии кнопки «Начать» программа автоматически запускает цикл назначения оценки для каждого фактора и открывает следующее диалоговое окно. Форма 2-ого уровня представляет собой поле с 3 информационными зонами и 1 зоной для ввода данных. Информационная зона поделена на 2 части: верхняя и нижняя. Верхняя информирует оператора, на каком критерии он находится в данный момент и какой фактор оценивает. Нижняя часть – это описательная часть, которой пользуется оператор для справки, необходимой при выставлении оценки. Поле для ввода данных представляет собой 5 оценок, которые инспектор выставляет в зависимости от ситуации. В данном окне присутствует скрипт, который не даёт возможности просчитать общую оценку уровня качества поставщика, если хотя бы на одном диалоговом окне 2 уровня не проставлена оценка. Чтобы завершить оценку одного из факторов, необходимо нажать на кнопку «Далее», она автоматически переключится на следующую форму. Всего в данном цикле присутствует 16 диалоговых окон 2-го уровня, на которых необходимо проставить оценки факторов. Форма для оценки фактора «Производственный поток» критерия «Обстановка на производстве» отображена на рис. 4.
Как видно из результата программы, результаты наших расчётов из тестового макета полностью совпадают с итогами написанной нами программой. Разница между количественными показателями оценки при расчётах и из программы может составлять до 2%, так как обусловлена погрешностями округления программы Excel и внутреннего калькулятора языка Delphi. Из этого можно сделать вывод, что программа работает правильно и готова к эксплуатации.
Помимо минимизации возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором, эксплуатация данной программы позволит сократить время работы аудитора с каждой инспекцией, тем самым повысив его рабочую загруженность путём пересмотра ежемесячного числа инспекций, предоставляемых 3-й стороне. Данное перераспределение позволит не только сократить затраты компании и оплату работы сторонних компаний, но и повысить уровень квалификации штатных сотрудников.
