Moscow State University. M.V. Lomonosov (Department of Socio-Cultural Design and Development of Territories, Professor)
Moskva, Moscow, Russian Federation
Russian Federation
The interrelation of functional management with the directions of development of applied management of the organization is considered. The main characteristics of time-management as the directions of applied management are given. The description of time-management as the independent system which is at the same time effective subsystem of management of social and economic system is submitted. It is shown that simultaneous presence in the market of the enterprise structures realizing pro-active approach, and the state quasimonopolies realizing pro-jet approach increase social tension in society. Results of systematization of instruments of time-management in relation to management of social and economic systems are presented.
social and economic to systems, time-management, efficiency, subsystem, instruments of management.
Введение
В соответствии с объективными требованиями развития социально-экономических систем в условиях ускорения научно-технического прогресса, обострения рыночной конкуренции, усложняются хозяйственные связи, возникает объективная необходимость в развитии отдельных составляющих менеджмента – его прикладных направлений.
Это закономерно, поскольку развитие любой системы предполагает реализацию одного из следующих вариантов:
– появление новых качеств системы при неизменности состава ее элементов,
– либо появление новых элементов системы,
– либо появление новых систем (путем дифференциации, интеграции и т.д.).
Анализируя направления деятельности управляемых социально-экономических систем (предприятий), можно выделить разновидности управления, отражающие составляющие прикладного менеджмента, представленные на рис. 1 [1].
Рис. 1. Взаимосвязь функционального менеджмента с направлениями деятельности управляемых социально-экономических систем (предприятий) и направлениями развития прикладного менеджмента
Обратим внимание на то, что развитие всех направлений деятельности социально-экономической системы (предприятия), функционального менеджмента и прикладного менеджмента (рис. 1) пронизаны тайм-менеджментом, являющимся одним из направлений прикладного менеджмента, как на индивидуальном, так и на групповом уровне организации эффективной деятельности в рамках управляемой социально-экономической системы.
При этом тайм-менеджмент можно рассматривать как прикладное научное направление менеджмента, представляющее собой область управленческой деятельности, направленную на повышение эффективности использования времени за счет использования рациональных технологий организации различных видов деятельности.
Один из основоположников «Тайм-менеджмента» Стивен Кови писал, что «Если дело, за которое вы беретесь, основано на принципах (принцип-центрично), то и вы сами постепенно начинаете руководствоваться этими принципами. Вы сдержали данное себе обещания, и ваш "личный счет цельности" вырос»[2].
Различные аспекты тайм-менеджмента получили отражение в работах Аллена Д. [3], Аргангельского Г.А., Бехтерева С.В., Лукашенко М.А., Телегиной Т.В. [4], Богословец Л.Г., Давыдовой О.И. [5], Брегмана П.[6], Глиссона К. [7], Кеннеди Д. [8], Кови С. [2], Коха Р. [9], Креншоу Д. [10], Лакейна А. [11], Лимончелли, Т. [12], Моргенстерн Дж. [13], Мрочковского Н. [14], Нетеберга Ш. [15], Полли Б. [16], Сидоровой Н.А. [17], Трейси Б. [18], Форье Н. [19] и др.
В этих работах основное внимание уделяется вопросам эффективности использования личного времени. В данном исследовании была поставлена задача оценить возможности использования инструментов тайм-менеджмента в рамках управления временем не отдельного индивида, а управляемой социально-экономической системой в целом.
Содержание исследований
Тайм-менеджмент как наука об управлении временем предполагает управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех доступных ресурсов по располагаемому времени. Безусловно, в масштабах управляемой социально-экономической системы, рациональное управление располагаемым временем каждым сотрудником способно обеспечить достаточно масштабный синергетический социально-экономический эффект.
Само появление понятия «тайм-менеджмент» как прикладной области менеджмента обусловлено следующими важными обстоятельствами.
Использование управления личным временем как технологии менеджмента получило широкое распространение в связи с тем, что оно (время) в условиях роста числа решаемых задач и потоков сопровождающей информации, обусловленных ускорением научно-технического прогресса, является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления не просто стоит налаживать с его учетом, а с максимально бережным к нему отношением.
Надо отметить, что выделенные характеристики времени в полной мере относятся и к коллективному его использованию в социально-экономических системах.
При рассмотрении современного тайм-менеджмента будем исходить из того, что это не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки при выполнении работ» или «как правильно проводить совещания». Таким образом, тайм-менеджмент можно рассматривать как систему эффективного управления как собой и своей деятельностью во времени, так и коллективным временем в социально-экономических системах (предприятиях). Из подсистем эффективного управления персональным временем в рамках рабочего для (недели, месяца и т.д.) формируется комплекс рационального использования времени в рамках всей управляемой социально-экономической системы.
Иерархическое построение системы тайм-менеджмента будем рассматривать с точки зрения классической четырехуровневой структуры (рис.2).
Рис. 2. Классическая четырехуровневая иерархическая структура системы тайм-менеджмента
Первый уровень иерархической структуры системы тайм-менеджмента связан с поиском ответа на вопрос, которым рано или поздно задается человек (или группа людей, объединенных в организацию), занявшиеся своим временем всерьез.
Это философский вопрос, который в контексте тайм-менеджмента означает поиск ответа на вопрос – «зачем?».
Зачем ставить именно такие цели, а не другие?
Как осознать свои жизненные (или организационные) ценности?
Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?
Зачем мы тратим время на то или иное занятие?
Второй уровень иерархической структуры системы тайм-менеджмента – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».
Каковы мои (наши) стратегические и тактические цели?
Продуман ли алгоритм их достижения?
Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?
Очевидно, что нет никакого смысла очень интенсивно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии (как личной, так и коллективной).
Третий уровень иерархической структуры системы тайм-менеджмента – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения.
Этот уровень иерархической структуры системы тайм-менеджмента требует использования положений целого комплекса прикладных методов. Например, технологии ТРИЗ (теории решения изобретательских задач), технологии управленческой борьбы и др. Данные технологии тесно связаны с уровнем иерархической структуры системы тайм-менеджмента «стратегия», поскольку дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, как в области личной, так и в области коллективной стратегии в социально-экономической системе.
К технологиям повышения личной эффективности, например, относятся такие, которые дают ответы на вопросы:
– как быстро настроиться на работу?
– как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника?
– как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?
Четвертый уровень иерархической структуры системы тайм-менеджмента (нижняя ступенька иерархической лестницы) – эффективность, включающая в себя меру успех.
Если рассматривать жизнь человека или работу в организации как некое путешествие, то на данной стадии определяется:
– как лучше двигаться, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомиться?
– как хорошо подготовиться к выполнению важных работ в минимальный срок?
– как организовать рабочее время так, чтобы успевать и выполнять все запланированные работы?
– как организовать личный отдых с наибольшей продуктивностью?
Фактически это и есть тайм-менеджмент в привычном смысле слова.
Обратим внимание на то, что все уровни иерархической структуры системы тайм-менеджмента (рис. 2) применимы как для обеспечения личной эффективности использования времени, так и для эффективности коллективного использования времени в рамках социально-экономической системы.
Таким образом, вопросы организации времени, личной и коллективной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением жизненных целей человека и организации как управляемой социально-экономической системы, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому отправной точкой рассмотрения вопросов рациональной организации и использования времени является целеполагание.
Под целеполаганием мы будем понимать определение, конструирование цели, формирование образа, желаемого будущего.
Почему для каждого человека и для любой организации важно иметь, видеть цель?
Иллюстрацией, дающей ответ на этот вопрос, может служить следующий пример, описанный Бердом Полли [16], и часто используемый отечественными авторами тайм-менеджмента.
В 34-х километрах от Калифорнии с острова Каталины в сторону побережья вплавь отправилась Флоренс Чадвик, чтобы стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Она была хорошо подготовлена и была известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях.
Условия заплыва были тяжелые – ледяная вода и густой туман, в котором Флоренс едва различала сопровождавшую ее лодку.
Спустя 15 часов пловчиха, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды, отказываясь продолжать заплыв, поскольку плыть дальше она была не в состоянии.
В то же время и мать и тренер спортсменки, плывшие рядом в лодке рядом, уговаривали Флоренс продолжить заплыв, ибо берег уже совсем близко. Но пловчиха не видела этого берега из-за густого тумана и приняла окончательное решение прекратить заплыв.
Когда пловчиха узнала о том, что ее (по ее же требованию) вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья, она испытала шок.
Когда один из корреспондентов спросил у Флоренс – что ей помешало преодолеть последнюю, очень короткую, финишную часть дистанции, она ответила – туман.
Фактически это история о том, как отсутствие осязаемой цели лишает человека возможности ее достижения. «Если бы я видела, что земля так близко, то я бы справилась» – призналась после неудачного заплыва Флоренс.
Фраза Флоренс Чадвик «Мне помешал туман – если бы только я смогла увидеть землю...» впоследствии стала крылатой.
«Потеря цели в тумане» ежедневно происходит со многими людьми во всевозможных жизненных ситуациях и профессиональных областях.
Таким образом, только четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов.
Если четкой цели нет, человек (как для себя, так и для управляемой социально-экономической системы) не может трансформировать ее в комплекс задач и составить план действий, поскольку не знает к чему нужно стремиться.
Отсутствие четких целей опустошает жизнь человека и приводит к разрушению социально-экономических систем. В этих условиях даже предпринимаемые инерционные шаги не дают удовлетворения, поскольку нет понимания – к какому результату надо стремиться.
Человек теряется и разочаровывается, жизнь и работа начинают казаться неинтересными и пустыми, поскольку непонятен смысл движения вперед. Идея ставить цели не очевидна для многих людей, которые не управляют своей жизнью, а лишь «плывут по течению». В английскую школу пошел, потому что родители велели; на юриста выучился, поскольку был подходящий блат; работаю «там, куда устроили», а так, где нравится. И т.д.
Нередко «заплыв» по течению наблюдается и в деятельности социально-экономических систем, сотрудники которых не видят четких целей и не понимают их перспектив и для себя, и для организации.
В зависимости от отношения человека к жизни, к целеполаганию в ней американский консультант по организационному управлению, по управлению жизнью и временем Стивен Кови [2] выделил два похода к жизни (рис. 3).
Рис. 3. Подходы к жизни, выделяемые Стивеном Кови
Реактивный подход к жизни подразумевает, что человек проживает жизнь так, словно течет по течению, и реагирует (начинает шевелиться) только на серьезные внешние изменения с тем, чтобы приспособиться к новым обстоятельствам, и дальше пребывать в пассивном состоянии покоя. (Надо отметить, что и немалое число организаций ведет себя также.)
Проактивный подход к жизни предполагает выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе человек сам планирует и формирует свою жизнь, считает себя ответственным за нее. Сказанное в полной мере можно отнести и к успешным организациям.
При реактивном подходе к жизни человек постоянно оправдывает себя риторическим вопросом «Ну что я могу поделать?», и ответом на него «Обстоятельства сильнее нас».
При проактивном подходе к жизни человек занимает активную позицию под лозунгами «Я на многое способен!», «Я все смогу!».
Графически различия реактивного и проактивного подхода к жизни могут быть представлены соотношением «круга забот» и «круга влияния» [2].
«Круг забот» – это та область интересов человека, которая волнует его непосредственно: здоровье, взаимоотношения с теми, кто дорог, учеба, карьера, достаток, безопасность и др.
«Круг влияния» – это набор тех аспектов жизни человека, на которые он хочет активно повлиять. И к ним также могут относиться и здоровье, и учеба, и карьера, и достаток, и т.д.
Если составляющие круга забот обычно бинарно делят на две подгруппы – управляемые и неуправляемые, то составляющие круга влияния – всегда управляемые.
Таким образом, с точки зрения формальной логики получается, что круг забот больше круга влияния (рис. 4). Но всегда ли это так?
Рис. 4. Соотношение «круга забот» и «круга влияния» с точки зрения формальной логики
Люди, реализующие реактивный подход к жизни, фокусируют свои усилия на «круге забот», нередко стремясь его минимизировать (рис. 5).
Рис. 5. Реактивный подход к жизни, сопряженный со стремлением человека минимизировать «круг забот»
Люди, исповедующие реактивный подход к жизни, в своем стремлении локализовать круг забот стремятся оправдать себя по одной из следующих двух схем:
– невозможностью справиться с объективными проблемами и обстоятельствами, которые «сильнее нас»;
– нежеланием брать на себя многие заботы, которые они считают для себя лишними.
Те, кто реализует реактивный подход к жизни по первой схеме, постоянно находят причины своих неудач в действиях других людей. Они постоянно сетуют на обстоятельства, которые не в состоянии изменить. «Реактивники» обвиняют в своих неудачах кого угодно, только не себя. Одев на себя мантию жертвы, они оперируют такими фразами, как: «Я ничего не могу поделать...», «Я такой, какой есть...», «Вот если бы...», «От меня ничего не зависит...». От таких людей постоянно исходит негативная энергия, которая не только наносит вред окружающим, но, в первую очередь, вредит самим этим людям.
Те люди, которые не желают брать на себя лишние заботы, постоянно себя оправдывают словами: «а зачем мне это надо», «мне и так хорошо», «была охота напрягаться», «это лишняя головная боль» и т.д.
«Реактивники», использующие как первую, так и вторую схему оправдания своей пассивной жизненной позиции, фактически упускают возможности реализовать свой потенциал в тех или иных областях.
В литературе по тайм-менеджменту в отношении реактивного похода к жизни часто приводят рассуждения Чака Норриса [21]: «Мой отец был прекрасным примером человека, никогда не пытавшегося управлять своей жизнью. Печальная правда заключалась в том, что он просто плыл по течению, спотыкаясь о самого себя, неизменно выдумывая оправдания каждой своей неудаче и отказываясь принять на себя ответственность. Многие люди ведут себя подобно ему, словно они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. Не то чтобы у них не было никаких желаний или мечтаний о том, как они добиваются огромных успехов; но эти мечты сопровождаются множеством оправданий своего ничегонеделания, основанных на убедительных доводах, и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, — лишь возможно! — наступит день, когда они начнут исполнять эти желания. Но им всегда что-нибудь мешает — неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами».
Сторонники проактивного подхода к жизни занимают диаметрально противоположную жизненную позицию, нежели сторонники реактивного подхода к жизни.
Проактивные люди направляют свои основные силы, время и энергию на то, чтобы изменить ход событий. В результате они расширяют свой «круг влияния» (рис. 6) и увеличивают свои возможности.
Рис. 6. Проактивный подход к жизни, сопряженный со стремлением человека максимизировать «круг влияния»
Именно для сторонников проактивного подхода к жизни, стремящихся успеть сделать как можно больше и лучше полезных вещей, и предназначены инструменты тайм-менеджмента.
Обратим внимание, что сказанное в полной мере относится не только к человеку, но и к управляемой социально-экономической системе.
Перспективы развития имеет только та социально-экономическая система, которая при целеполагании будет рассматривать проактивный подход, и этот подход будет принят ее сотрудниками.
Следует признать, что проактивный подход социально-экономических систем к своей жизни вполне естественен для предпринимательских структур в рыночной среде. В условиях же госкапитализма при обилии в различных секторах экономики и различных регионах квазимонополий, возможны ситуации, при которых организации, существующие исключительно за счет средств государственного бюджета, будут стремиться одновременно расширить круг своего влияния и минимизировать круг забот.
Одновременное присутствие на рынке предпринимательских структур, реализующих проактивный подход, и государственных квазимонополий, реализующих прореактивный подход, способно вызывать многочисленные противоречия, потерю темпов социально-экономического развития, и существенно увеличить социальную напряженность в обществе.
Проведенные исследования позволили в процессе систематизации выделить следующую совокупность инструментов тайм-менеджмента, применимых к управлению социально-экономическими системами:
– технология определения круга влияния и круга забот С. Кови,
– SMART-технологии постановки целей Д. Доурдэна,
– технология построения дерева целей,
– проектная система постановки целей Г. Архангельского,
– диаграмма Г. Ганнта,
– хронокарты А.К. Гастева,
– принцип В. Парето 20%/80%,
– метод «Альп» по упорядочиванию планов,
– метод анализа АВС,
– метод матрицы Д. Эйзенхауэра,
– технология хронометража,
– технология фотографии рабочего дня,
– технология самоменеджмента,
– метод «Помидор»,
– технологии преодоления прокрастинации,
– метод бюджетирования времени,
– технология ситуационного анализа целей Л. Зайверта,
– технология пирамиды управления временем.
Выводы
Развитие всех направлений деятельности предприятия, функционального и прикладного менеджмента пронизано тайм-менеджментом, являющимся одним из направлений прикладного менеджмента, как на индивидуальном, так и на групповом уровне организации эффективной деятельности в рамках управляемой социально-экономической системы.
Тайм-менеджмент как наука об управлении временем предполагает управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех доступных ресурсов по располагаемому времени. Безусловно, в масштабах управляемой социально-экономической системы, рациональное управление располагаемым временем каждым сотрудником способно обеспечить достаточно масштабный синергетический социально-экономический эффект.
Рассматривая основные элементы системы тайм-менеджмента, включающие четыре блока вопросов («зачем делать?», «как делать?», «каким образом достичь результата?», «каков уровень достижения цели на фоне затрат?»), необходимо отметить, что они в полной мере применимы как при решении проблем обеспечения личной эффективности, так и при решении проблем обеспечения эффективности развития управляемой социально-экономической системы в целом.
С точки зрения целеполагания, в тайм-менеджменте перспективы развития будет иметь только та социально-экономическая система, которая будет рассматривать проактивный подход, направленный на расширение круга влияния.
Показано, что одновременное присутствие на рынке предпринимательских структур, реализующих проактивный подход, и государственных квазимонополий, реализующих прореактивный подход, способно вызывать противоречия, потерю темпов социально-экономического развития и существенно увеличить социальную напряженность в обществе.
Проведенные исследования позволили в процессе систематизации выделить следующую совокупность инструментов тайм-менеджмента, применимых к управлению социально-экономическими системами: технология определения круга влияния и круга забот С. Кови; SMART-технологии постановки целей Д. Доурдэна; технология построения дерева целей; проектная система постановки целей Г. Архангельского; диаграмма Г. Ганнта; хронокарты А.К. Гастева; принцип В. Парето 20%/80%; метод «Альп» по упорядочиванию планов; метод анализа АВС; метод матрицы Д. Эйзенхауэра; технология хронометража; технология фотографии рабочего дня; технология самоменеджмента; метод «Помидор»; технологии преодоления прокрастинации; метод бюджетирования времени; технология ситуационного анализа целей Л. Зайверта; технология пирамиды управления временем.
Проведенные исследования позволяют перейти к более детальному изучению перспектив использования инструментов тайм-менеджмента применительно к управлению социально-экономическими системами.
1. Tebekin A.V., Tebekin P.A. Soderzhanie obschenauchnyh metodov prinyatiya upravlencheskih resheniy v menedzhmente. // Zhurnal issledovaniy po upravleniyu. - 2017. - T. 3. - № 1. - S. 28-51.
2. Stiven R. Kovi. Liderstvo, osnovannoe na principah: - M.; Al'pina Biznes Buks, 2008.
3. Allen David. Kak privesti dela v poryadok: iskusstvo produktivnosti bez stressa: Per. s angl. - M: OOO "I.D. Vil'yams", 2007. - 368 s.
4. Argangel'skiy G.A., Behterev S.V., Lukashenko M.A., Telegina T.V. Taym-menedzhment. - M.: «Al'pina Pablisher», 2015. - 211c.
5. Bogoslavec, L.G. Taym-menedzhment v rabote obrazovatel'nyh uchrezhdeniy. Metodicheskoe posobie / L.G. Bogoslavec, O.I. Davydova. - M.: TC Sfera, 2012. - 128 c.
6. Piter Bregman. 18 minut. Kak povysit' koncentraciyu, perestat' otvlekat'sya i sdelat' deystvitel'no vazhnye dela. - M.: Mann, Ivanov i Ferber, 2014.
7. Kerri Glison. Rabotay men'she, uspevay bol'she. Programma personal'noy effektivnosti. - M.: Izdatel'stvo Mann, Ivanov i Ferber, 2012.
8. Kennedi, D. Zhestkiy taym-menedzhment: Voz'mite svoyu zhizn' pod kontrol'. / D. Kennedi. - M.: Al'pina Pablisher, 2016. - 199 c.
9. Koh R. : Princip 80/20. - M.: Eksmo, 2012. - 448s.
10. Krenshou D. Mif o mnogozadachnosti. K chemu privodit stremlenie uspet' vse. - M.: Eksmo, 2010.
11. Alan Lakeyn. Iskusstvo uspevat'. (Alan Lakein «How to get control of your time and your life». Perevod Yu. Emel'yanov, N. Emel'yanova. - M.: Agentstvo «FAIR», 1996.
12. Limonchelli, T. Taym-menedzhment dlya sistemnyh administratorov / T. Limonchelli. - M.: Simvol, 2015. - 240 c.
13. Morgenstern, Dzh. Taym menedzhment. Iskusstvo planirovaniya i upravleniya svoim vremenem i svoey zhizni / D. Morgenstern. - M.: Dobraya kniga, 2015. - 256 c.
14. Mrochkovskiy, N. Ekstremal'nyy taym-menedzhment / N. Mrochkovskiy, A. Tolkachev. - M.: Al'pina Pablisher, 2016. - 210 c.
15. Neteberg, Sh. Taym-menedzhment po pomidoru: Kak koncentrirovat'sya na odnom dele hotya by 25 minut / Sh. Neteberg. - M.: Al'pina Pablisher, 2013. - 245 c.
16. Berd Polli. Taym-menedzhment. - FAIR-PRESS, 2004.
17. Sidorova N.A. Taym-menedzhment: Sozdanie optimal'nogo raspisaniya dnya i effektivnaya organizaciya rabochego processa / N.A. Sidorova. - M.: Dashkov i K, 2013. - 220 c.
18. Brayan Treysi. Rezul'tativnyy taym-menedzhment. - M.: Smart Book, 2007.
19. F'ore N. Legkiy sposob perestat' otkladyvat' dela na potom. - M.: Mann, Ivanov i Ferber, 2013.
20. Ch. Norris. Taynaya sila vnutri nas. - Izdatel'skiy dom «Sofiya», 1997.
