Бережливое производство играет ведущую роль в снижении затрат организаций за счет выявления и устранения всех видов потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Работа по устранению потерь должна проводиться постоянно. С этой целью используются инструменты бережливого производства (система 5С, средства визуального контроля, стандартизированная работа, система вытягивания и др.), направленные на повышение качества работы.В последние годы инструменты бережливого производства все чаще пытаются внедрить и во внепроизводственные сферы, в том числе в образование, здравоохранение, финансы, строительство и т.д. [1, с. 23–25].В данной работе исследуется возможность внедрения концепции бережливого производства в деятельность кадровой службы Московского Политеха.Отдел кадров является структурным подразделением Университета, целью деятельности которого является реализация кадровой политики в соответствии со стратегическими целями и задачами развития Университета.Отдел кадров в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:Прием, перемещение, увольнение работников Университета и издание соответствующих приказов.Обеспечение документального оформления приема на постоянную, временную работу и работу по совместительству, согласно трудовому законодательству, действующим правилам и инструкциям.Учет и работа с бланками, анкетами, трудовыми книжками и вкладышами к ним, а также с другой документацией, заполняемой при приеме, переводе и увольнении работника.Подготовка требуемых материалов и отчетов по кадрам и представление их в вышестоящие организации.Оформление и выдача необходимых справок, выписок из трудовых книжек, копий документов, связанных с трудовой деятельностью в Университете, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.Оформление разрешений на пропуск в Университет.Подготовка документов по пенсионному страхованию и представление их в Пенсионный фонд, и органы социального обеспечения.Объявление, подготовка и проведение конкурсного отбора на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников Университета.Организация составления графика отпусков, учет использования работниками отпусков в соответствии с утвержденными графиками, дополнительных и учебных отпусков.Основное внимание в структуре отдела кадров занимает процесс «Управление персоналом». Для анализа данного процесса применяется процессный подход. Применительно к Университету реестр процессов и видов деятельности представлен в табл. 1. Таблица1 Реестр процессов и видов деятельности Университета1.Деятельность руководства1.1Разработка политики и целей развития организации. Планирование деятельности. Управление рисками1.2Распределение ответственности и полномочий1.3Анализ деятельности со стороны руководства1.4Информирование общества о деятельности Университета2Основные процессы / виды деятельности2.1Маркетинг2.2Проектирование и разработка основных образовательных программ2.3Довузовская подготовка и прием студентов2.3.1. Довузовская подготовка2.3.2. Прием студентов2.4Реализация основных образовательных программ2.5Научные исследования и разработки2.6Подготовка научно-педагогических и научных кадров2.6.1. Разработка и реализация программ подготовки научно-педагогических и научных кадров2.6.2. Функционирование диссертационных советов и аттестация научно-педагогических и научных кадров2.7Социально-воспитательная и внеучебная работа2.8Разработка и реализация образовательных программ дополнительного профессионального образования2.9Разработка и реализация программ повышения квалификации персонала3.Обеспечивающие процессы / виды деятельности3.1Управление персоналом3.2Библиотечное обслуживание3.3Редакционно-издательская деятельность3.4Управление образовательной средой3.4.1. Управление инфраструктурой 3.4.2. Организация безопасности жизнедеятельности3.4.3. Управление закупками3.5IT – инфраструктура3.6Управление документацией и записями4.Измерение, анализ и улучшения в рамках основных и обеспечивающих процессов / видов деятельности4.1Внутренние аудиты4.2Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия4.3Мониторинг, измерение, анализ, улучшение процессов и видов деятельности. Схема взаимодействия процессов и видов деятельности Университета представлена на рис. 1.Основная идея внедрения принципов бережливого производства в деятельность Университета состоит в постоянном стремлении исключить любые виды потерь, не добавляющих ценности образовательному и / или научному процессам. Бережливый Университет – это особая схема управления вузом.В целях управления персоналом были проанализированы инструменты бережливого производства и были выявлены основные виды потерь в деятельности кадровой службы (табл. 2).Таблица 2Основные виды потерь в деятельности кадровой службыВид потерьОпределениеПримеры потерьПерепроизводствоВыполнение определенного типа работы до того, как это потребуется.Составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны;изготовление лишних копий документов;пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз;ввод повторяющейся информации во множество документовОжиданиеЛюбое ожидание (людей, подписи, информации и т.д.)Большое количество обязательных подписей и разрешений;зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задач;задержки в получении информации;проблемы с программным обеспечением;выполнение задачи разными отделами;нечеткое распределение зон ответственности между подразделениямиДвижениеЛюбые передвижения людей, документов и / или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценностьПоиск файлов на компьютере;поиск документов в картотеке;постоянное перечитывание справочников в поисках информации;передача документов на следующий этап работы вручную;выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействияПеремещениеБесполезные перемещения документов, которое не добавляет ценностиОтправка ненужных документов;слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;слишком большое количество адресов в списке рассылки;передача документов на следующий этап работы вручную;выполнение одной задачи несколькими работниками;неправильная расстановка приоритетовИзлишняя обработкаЛишние операции или избыточные усилия при выполнении работы, которые не нужны потребителюДублирующие друг друга отчеты или информация;ввод повторяющихся данных;распространение недостоверной информации;постоянная правка документов;ненужные проверкиЗапасыКипы бумаг, лишние канцелярские принадлежности, большое число подписей на документахДокументы, ожидающие чьей-либо подписи или визы;работа, для продолжения которой требуется завершение других процессов;устаревшие документы;устаревшее офисное оборудование;недостаточная подготовка вспомогательного персонала;покупка лишних канцелярских принадлежностейНерациональное использование рабочей силыИспользование труда людей нерационально, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей.Нарушение сроков выполнения заданий;неравномерное распределение объема работ из-за того, что люди не обучены смежным специальностям;частые прогулы и большая текучесть кадров;неадекватная система управления результативностью;недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу. В качестве инструмента, способного привести к сокращению потерь времени при взаимодействии с кадровым потенциалом Университета, было предложено внедрение и использование личного кабинета преподавателя.Личный кабинет – инструмент для повышения эффективности взаимодействия с работником. Личный кабинет – это ресурс, с помощью которого предполагается существенным образом упростить работу преподавателя, связанную с заполнением и представлением различных форм отчетности, заполнение трудовых договоров, заказов различных справок и копий документов, сократить количество бумажных форм, которые в настоящее время требуются от преподавателей, поскольку вся необходимая информация будет аккумулироваться и храниться в личном кабинете. В современное время человечество стоит на пороге глобальной информатизации общества. Благодаря стремительному развитию средств информационных и коммуникационных технологий возникает новая, информационная среда обитания и жизнедеятельности, формируется постиндустриальное, информационное общество. Именно поэтому возникает потребность использования личного кабинета в традиционном образовании.В личном кабинете преподавателя предоставляется возможность работы со следующими индивидуальными ресурсами:информация персонального характера (сведения о стаже, базовом образовании, повышении квалификации, образовательной деятельности, научных интересах и др.);информация о научных трудах (учебниках и учебных пособиях, монографиях, опубликованных статьях, полученных патентах и др.);материалы для оценивания образовательной деятельности обучающихся (электронные журналы по дисциплинам, методики оценивания);сведения для оценки деятельности (определения рейтинга) преподавателей и кафедр;методики (анкеты, опросники) оценки удовлетворенности организацией научно-образовательного процесса в Университете.По мере необходимости функциональные возможности личного кабинета могут дополняться иными ресурсами.Актуальность выбранного направления обусловлена тем, что роль личных кабинетов в современной жизни постоянно возрастает, личный кабинет приобретает большое значение не только для предпринимателей, но и для обычных пользователей информационными ресурсами. Вместе с тем, возможности личного кабинета полностью не исследованы, поэтому многие потенциальные пользователи личного кабинета не знают о его возможностях, что затрудняет его распространение.Функционал личного кабинета представляет собой полномерный инструмент контроля и управления взаимодействиями с преподавателем, включающий в себя основные инструменты (рис. 4):интеграция с 1С, переносящая данные из личного кабинета в 1С и наоборот;управление задачами и бизнес-процессами;возможность заказа различных справок и копий документов прямо со страницы личного кабинета,возможность быстрого обмена документами (трудовыми договорами);управление услугами и мн. др.