employee
Kazan, Kazan, Russian Federation
employee
Kazan, Kazan, Russian Federation
Russian Federation
UDK 33 Экономика. Экономические науки
BBK 65 Экономика. Экономические науки
Stocks are one of the key factors ensuring the constancy and continuity of reproduction. In this regard, their internal control serves as the most important element of enterprise management and ensures stable and secure financial and economic activities. The purpose of the study is to improve the methodological support of internal control of the availability and safety of stocks to prevent distortions and illegal actions in terms of their movement, to ensure the reliability of information in accounting, operational and management accounting. To prove the effectiveness of accounting and analytical support for controlling the acquisition, storage, write-off of inventories, it is advisable to use the working document “Test for assessing the inventory accounting system”, which contains topical issues that allow assessing the effectiveness of organizing inventory accounting at the enterprise. The working document of internal control, proposed in the framework of the study, “The program of internal control of the availability and safety of stocks”, includes a list of control areas, a regulatory framework and sources of information, determines the nature of the audit and control procedures that are necessary to achieve the goal and practical solution of the audit tasks. The working document of internal control “Questionnaire for checking the state of storage facilities and safety of stocks” contains questions that allow the internal controller to fully assess the conditions of storage of stocks, the state of fire safety of warehouses, the equipment of warehouses with equipment, machinery, instruments and the correctness of their operation, the state of security warehouse premises. At the same time, the controller has the ability to clarify and concretize the options for answering the questions posed in the working document. This, in turn, will allow, based on the results of the audit, to provide the manager with all the information necessary for making effective management decisions
internal control, inventory, internal control working document, test, internal control program
На сегодняшний день одним из необходимых условий эффективного функционирования организаций служат запасы. Их используют в качестве сырья и материалов при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг.
Отметим, что развитие отдельно взятого предприятия предполагает различные изменения в процессе производства и во многом определяет характер учета и контроля запасов [1]. Их наличие – одно из главных условий снижения себестоимости продукции, выполнения производственной программы, повышения конкурентоспособности [2]. Объективность и достоверность информации, которая формируется в процессе учета запасов, влияет на сумму налога на добавленную стоимость, финансовый результат, налогооблагаемую прибыль, сумму налога на прибыль. В связи с этим внутренний контроль запасов – важнейший элемент управления предприятием, обеспечивающий стабильную и безопасную финансово-хозяйственную деятельность [3].
Цель внутреннего контроля запасов заключается в подтверждении достоверности информации о наличии и движении запасов, проверке соответствия оформления операций по ним действующему законодательству для своевременного предотвращения нарушений, хищений и злоупотреблений, а также принятия эффективных управленческих решений для оптимизации системы управления запасами.
К задачам, решаемым в ходе внутреннего контроля запасов, относят:
оценку организации бухгалтерского учета по текущему участку проверки [4];
изучение основных положений учетной политики в части, касающейся учета запасов [5];
изучение состава и наличия, а также условий хранения запасов;
подтверждение правильности оценки запасов;
проверку документального оформления движения запасов;
проверку расхода запасов в соответствии с установленными нормативами;
проверку правильности отражения в учете операций по движению запасов;
оценку результатов инвентаризаций запасов, проводимых на предприятии [6].
Среди элементов эффективно функционирующей системы внутреннего контроля запасов можно назвать субъекты и объекты.
Субъекты внутреннего контроля запасов – руководитель организации, служба внутреннего контроля, руководители подразделений и работники организации [7]. К объектам внутреннего контроля запасов относят непосредственно запасы, связанные с ними процессы и мероприятия, а также результаты хозяйственной деятельности (рис. 1).
Эффективное управление объектами внутреннего контроля запасов возможно лишь при рационально организованной системе внутреннего контроля наличия и сохранности запасов.
Цель исследования заключается в совершенствовании методического обеспечения внутреннего контроля наличия и сохранности запасов для предотвращения искажений и неправомерных действий в части их движения, обеспечения достоверности сведений бухгалтерского, оперативного и управленческого учета.
Условия, материалы и методы. В процессе исследования использовали системный подход, сравнение, метод систематизации и обобщения данных. Информационной базой для работы послужили законодательные и нормативно-правовые акты, публикации зарубежных и отечественных специалистов в области развития внутреннего контроля, материалы научно-практических конференций и научных журналов.
Проблемы организации внутреннего контроля производственной деятельности и механизмы его развития в экономических субъектах широко освещаются в трудах российских и зарубежных исследователей. В частности, изучены элементы организации внутреннего контроля, определены место и роль внутрихозяйственного контроля, предложена последовательность внутрихозяйственного контроля в организациях [8, 9, 10].
При рассмотрении организационно-методических аспектов оценки систем учета и внутреннего контроля запасов организации. Особое внимание уделяется проблемам выбора элементов учетной политики в части методов оценки запасов, их принятия к учету и списанию, организации внутреннего контроля наличия и движения, а также рационального и эффективного использования [11, 12, 13].
Результаты и обсуждение. При внутреннем контроле запасов целесообразно использовать следующие методы: контрольный запуск сырья в производство, лабораторный анализ качества, инвентаризация, технико-экономические расчеты, осмотр и др. (рис. 2).
Проверить наличие и сохранность объектов
органолептическим путем можно, сочетая лабораторный анализ и инвентаризацию.
Качество готовой продукции контролируется путем лабораторных анализов (физических, химических, биологических). Они должны проводиться в специализированных, оборудованных лабораториях. Применяя эти методы, можно установить, реальны ли показатели качества готовой продукции, что позволяет обеспечить ее сохранность и эффективность использования. Инвентаризация – метод, при котором проверяется наличие запасов на определенную дату путем сличения фактических данных с учетными. Его используют при внутреннем контроле с целью определения сохранности ресурсов и информационного обеспечения.
При проверке наличия и сохранности основное внимание следует уделять отпуску запасов в производство, в связи с чем основным методом контроля служит контрольный запуск сырья. Применяя его, выявляют операции, по которым завышены нормы и расценки по выполняемым работам, нарушается технология производства; определяют причины необоснованного списания сверхнормативных потерь и образования неучтенных излишков сырья; уточняют актуальность и прогрессивность норм расхода сырья на единицу продукции и норм отходов.
Использование такого метода контроля, как устный опрос персонала, позволяет собирать информацию о совершенных хозяйственных операциях для предварительной оценки состояния запасов.
К основным предпосылкам, которые обеспечивают действенность систем учета и контроля сохранности, рациональности и эффективности использования запасов можно отнести следующие:
современная организация складского хозяйства, оснащение мест хранения измерительными и весовыми приборами;
обеспечение быстрого приема и отпуска запасов благодаря их рациональному размещению;
оперативная разработка и утверждение норм расхода запасов, контроль их соблюдения и принятие мер по устранению возникающих отклонений;
установление эффективного порядка формирования и пересмотра учетных цен на запасы;
действенная система материальной ответственности.
Организация и проведение внутреннего контроля наличия и сохранности запасов предусматривает оценку системы бухгалтерского учета, сложившуюся на предприятии. Ее проверка – основа планирования внутреннего контроля. Результаты тестирования качества бухгалтерского учета влияют на определение направлений проверки, видов и последовательности контрольных процедур, сроков их проведения.
В процессе организации и проведении внутреннего контроля необходимо оценить систему бухгалтерского учета, ее структуру и отраслевые особенности [14].
С целью получения доказательств эффективности учетно-аналитического обеспечения приобретения, хранения, списания запасов целесообразно использовать рабочий документе внутреннего контроля (РДВК) «Тест оценки системы бухгалтерского учета запасов» (табл. 1).
Предложенный тест содержит, на наш взгляд, актуальные вопросы, позволяющие в полной мере оценить эффективность организации бухгалтерского учета запасов на предприятии. В частности, отдельный блок (с 1 по 5) посвящен вопросам, связанным с его организацией.
Следует отметить, что ряд вопросов предусматривает оценку эффективности контрольных мероприятий, выполняемых работниками бухгалтерских служб в процессе учета движения и использования запасов.
Проверяя наличие документооборота и процесс взаимодействия между подразделениями необходимо оценить его действующую систему в части, касающейся движения документов по учету запасов. Следует осуществить выборочную проверку этапов движения документов; сроки их оформления и передачи в соответствующие подразделения; своевременность обмена информацией, связанной с поступлением и списанием запасов.
Оценивая порядок хранения документов, необходимо установить наличие ответственных за сохранность документации и ограниченность доступа к ней.
Внутренний контролер формирует мнение о достоверности информации о запасах с учетом следующих факторов:
полнота отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской финансовой отчетности всех запасов, принадлежащих экономическому субъекту;
правомерность увеличения остатков и оборотов запасов;
соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной жизни;
правильность оценки запасов и их отражения на соответствующих счетах учета.
Поскольку проверка наличия и сохранности запасов служит одним из направлений внутреннего контроля, она должна быть включена в общую программу внутреннего контроля запасов.
РДВК «Программа внутреннего контроля наличия и сохранности запасов» (табл. 2) содержит перечень направлений контроля, нормативную базу и источники информации, определяет характер проверки и контрольные процедуры, которые необходимы для достижения цели и практического решения задач проверки.
Комплексное изучение организации контроля наличия и сохранности запасов начинается с обследования мест (складов, кладовых, цехов) и условий (санитарные нормы, температурные режимы, влажность воздуха помещения, правильность складирования) их хранения; состояния противопожарной безопасности и охраны складских помещений; оснащения специальным оборудованием, приборами, техникой.
Проверяется, как организована материальная ответственность работников, отвечающих за приемку, хранение и отпуск запасов. Материально ответственные лица должны осуществлять свою деятельность на основе инструкций, определяющих их права и обязанности, порядок и документальное оформление приемки и выдачи запасов, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.
В полной мере оценить состояние складского хозяйства и сохранности запасов можно с использованием РДВК «Вопросник проверки состояния складского хозяйства и сохранности запасов» (табл. 3). Наличие возможности для пояснения и конкретизации вариантов ответа на поставленные в рабочем документе вопросы позволяет по результатам проверки предоставить руководителю всю информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений.
Осматривая места хранения запасов по имеющимся у материально ответственных лиц документам, контролер проверяет своевременность оформления их движения и записей в регистрах аналитического учета. Обследуя состояние складского хозяйства и проверяя сохранность запасов с последующим документальным контролем, контролер формулирует выводы о сохранности запасов.
Фактическое наличие запасов проверяется с использованием такого метода контроля, как инвентаризация. Контролер инициирует и контролирует ее проведение. Перед началом инвентаризации контролер осуществляет запрос документов, отражающих результаты предыдущих проверок; анализирует структурные и количественные изменения запасов; собирает информацию о местах их хранения; выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета, анализирует системы хранения и документирования движения запасов.
Присутствие внутреннего контролера обязательно при инвентаризации, которую проводят перед составлением годовой бухгалтерской финансовой отчетности. В случае инвентаризации на определенную промежуточную дату контролер путем выборочной сверки первичных документов, учитывающих движение запасов, с учетными данными должен установить факты поступления и выбытия запасов с проведения предыдущей инвентаризации до отчетной даты.
Выводы. Таким образом, в ходе исследования разработаны рекомендации по совершенствованию методического обеспечения внутреннего контроля наличия и сохранности запасов для предотвращения искажений и неправомерных действий в части их движения, обеспечения достоверности сведений бухгалтерского, оперативного и управленческого учета.
Для определения эффективности учетно-аналитического обеспечения приобретения, хранения, списания запасов предложено использовать РДВК «Тест оценки системы бухгалтерского учета запасов». Он содержит актуальные вопросы, позволяющие в полной мере оценить эффективность организации бухгалтерского учета запасов на предприятии.
Чтобы оценить условия хранения запасов, состояние противопожарной безопасности складских помещений, оснащенность оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны целесообразно применять РДВК «Вопросник проверки состояния складского хозяйства и сохранности запасов». Кроме того, у контролера имеется возможность пояснить и конкретизировать варианты ответа на поставленные в рабочем документе вопросы. Это в свою очередь позволяет по результатам проверки предоставлять руководителю всю необходимую для принятия эффективных управленческих решений информацию.
Разработанные и предложенные в статье формы документов контролера – основные составляющие рабочей документации внутреннего контроля наличия и сохранности запасов.
1. Glushchenko AV, Slozhenkina MI, Mosolova DA. [Improving the efficiency and environmental friendliness of the use of inventories by agricultural organizations]. APK: Ekonomika, upravlenie. 2020; 9: 49-61 p.
2. Aksenova TI, Kostyukova EI. Analiz sistemy upravleniya material'nymi zapasami na primere “Novoaleksandrovskogo raionnogo potrebitel'skogo obshchestva”. Uchet, ekonomika i finansy: sovremennoe sostoyanie aktual'nykh problem v usloviyakh tsifrovoi transformatsii: sbornik nauchnykh trudov po materialam mezhdunarodnoi nauch.-prakt. konf. [Analysis of the inventory management system on the example of “Novoaleksandrovskiy regional consumer society”. Accounting, economics and finance: the current state of urgent problems in the context of digital transformation: a collection of scientific papers based on the proceedings of International scientific and practical conference]. Stavropol': “AGRUS”. 2019; 20-23 p.
3. Chalmers K, Hay D, Khlif H. Internal control in accounting research: a re-view. Journal of Accounting Literature. 2019; 42: 80-103 p.
4. Klychova AS, Amirkhanov BR. Prioritetnye napravleniya povysheniya effektivnosti vnutrennego kontrolya v sel'skokhozyaistvennykh organizatsiyakh // Professiya bukhgaltera - vazhneishii instrument effektivnogo upravleniya sel'skokhozyaistvennym proizvodstvom: po materialam VII Mezhdunarodnoi nauch.-prakt. konf. [Priority directions for increasing the efficiency of internal control in agricultural organizations. The profession of an accountant is the most important tool for effective management of agricultural production: based on the proceedings of VII International scientific and practical conference]. Kazan': Kazanskii gosudarstvennyi agrarnyi universitet. 2019; 118-123 p.
5. Kulish NV, Koichueva MM. Sistema vnutrennego kontrolya kak element uchetnoi politiki organizatsii. Agrarnaya nauka - Severo-Kavkazskomu federal'nomu okrugu. Uchetno-finansovyi fakul'tet. Finansovo-ekonomicheskie i uchetno-analiticheskie problemy razvitiya regiona: materialy ezhegodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii. [The system of internal control as an element of the accounting policy of the organization. Agrarian science - to the North Caucasus Federal District. Accounting and Finance Faculty. Financial, economic and accounting and analytical problems of the development of the region: materials of the annual scientific and practical conference]. Stavropol': “AGRUS”. 2019; 57-61 p.
6. Zalyalova NR, Nurieva RI, Gimranova AR. Inventarizatsiya material'no-proizvodstvennykh zapasov i uchet ee rezul'tatov. Razvitie bukhgalterskogo ucheta i audita v usloviyakh tsifrovoi ekonomiki: sbornik nauchnykh trudov po materialam mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii. [Inventory of inventories and accounting for its results. Development of accounting and audit in the digital economy: a collection of scientific papers based on the proceedings of International scientific and practical conference]. Kazan': Kazanskii gosudarstvennyi agrarnyi universitet. 2019; 11-15 p.
7. Zakirova AR, Klychova GS, Dyatlova AF, Yusupova AR, Gimadiev IM. [Development of theoretical foundations of internal control of financial results of an enterprise]. Vestnik Kazanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2020; Vol. 15; 3 (59): 99-106 p.
8. Kozmenkova SV, Chinenkov ID. Problemy i perspektivy razvitiya bukhgalterskogo ucheta i kontrolya. Uchetno-analiticheskie instrumenty razvitiya innovatsionnoi ekonomiki: rossiiskii i evropeiskii opyt: materialy i doklady VIII Vserossiiskoi nauchno-prakticheskoi konferentsii. [Problems and prospects for the development of accounting and control. Accounting and analytical tools for the development of an innovative economy: Russian and European experience: materials and reports of VIII All-Russian scientific and practical conference]. Knyaginino: Nizhegorodskii gosudarstvennyi inzhenerno-ekonomicheskii institut. 2017. 65-68 p.
9. Alborov RA, Kontsevaya SM. Organizatsiya razvitiya vnutrennego kontrolya sel'skokhozyaistvennogo proizvodstva. Problemy i perspektivy razvitiya khozyaistvenno-potrebitel'skikh i kooperatsionnykh sistem: materialy Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii. [Organization of the development of internal control of agricultural production. Problems and prospects for the development of economic, consumer and cooperative systems: proceedings of International scientific and practical conference]. Izhevsk: “Shelest”. 2017; 70-78 p.
10. Danescu T, Prozan M, Prozan RD. [The valances of Internal audit in relationship with Internal control - corporate governance]. Procedia Eco-nomics and Finance. 2015; 26: 960-966 p.
11. Voronchenko TV, Guberman AA. [Evaluation of the effectiveness of the accounting system and internal control of the organization’s inventory]. Putevoditel' predprinimatelya. 2017; 34: 71-83 p.
12. Kucherenko SA, Bondareva NN. [Development of methodological and organizational aspects of the system of internal control of inventories in agricultural organizations]. Estestvenno-gumanitarnye issledovaniya. 2019; 26 (4): 283-288 p.
13. Afanasenko AN. [Improving the methodology of internal control of inventories in agricultural organizations]. Politematicheskii setevoi elektronnyi nauchnyi zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2013; 93: 1263-1280 p.
14. Zakirova A, Klychova G, Nurieva R. Internal control of efficiency of budgetary funds’ use. [Internet]. Advances in Intelligent systems and computing. 2021; 1259 p. [cited 2020 Dec. 14]. Available from: https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-030-57453-6_10#citeas, https://doi.org/10.1007/978-3-030-57453-6_10
