Management of the Personnel and Intellectual Resources in Russia Management of the Personnel and Intellectual Resources in Russia Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России 2305-7807 38612 10.12737/2305-7807-2020-70-75 Работодателю For employer Работодателю ANALYSIS OF ELECTRONIC HR RECORDS MANAGEMENT IN STATE INSTITUTIONS (ON THE EXAMPLE OF THE STATE COMMITTEE ON PRICE POLICY OF THE REPUBLIC OF SAKHA (YAKUTIA)) АНАЛИЗ ЭЛЕКТРОННОГО КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУЧРЕЖДЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО ЦЕНОВОЙ ПОЛИТИКЕ РС(Я)) Ковлеков Иван Иванович Kovlekov Ivan Ivanovich Kovlekov@mail.ru

доктор технических наук;

doctor of technical sciences;

 Нестерович М. И. Nesterovich M. I. Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова Якутск Россия North-Eastern Federal University named after M.K. Ammosov Yakutsk Russian Federation Государственный комитет по ценовой политике Республики Саха (Якутия) Россия State Committee on Price Policy of the Republic of Sakha (Yakutia) Russian Federation 9 3 70 75 https://naukaru.ru/en/nauka/article/38612/view

В современных условиях система работы с бумажными документами в госучреждениях постепенно заменяется наиболее рациональными способами ведения электронного делопроизводства с помощью специальных компьютерных программ. На отечественном рынке программных средств имеется достаточно широкий выбор различных программ для ведения кадрового учета на предприятии. Однако выбор оптимального варианта часто имеет трудности, связанные с организационно-правовым статусом предполагаемого потребителя программного средства, характером его деятельности, компьютерной грамотностью пользователей и сложившимся опытом использования того или иного программного пакета. Актуальность проблемы обусловлена тем, что характер деятельности и нормативно-правовая база государственного учреждения существенно отличаются от специфики ведения бизнеса коммерческих (частных) предприятий, на которые в основном ориентировано большинство разработанных программ электронного кадрового делопроизводства. Состояние вопроса электронного кадрового делопроизводства в госучреждении анализируются на примере опыта работы с кадровой документацией, сложившейся в Госкомитете по ценовой политике Республики Саха (Якутия). Рассматриваются основные аспекты работы электронного кадрового делопроизводства, охватывающего разнообразные виды деятельности и организации работы с документами, а также сами программные средства для работы с документами личного состава учреждения. В статье приведены результаты изучения показателей электронного документооборота и сравнительного анализа опций специализированных программ для управления персоналом. Указано, что на текущий момент уровень внедрения современных технологий кадрового делопроизводства в рассматриваемом государственном учреждении еще не в полной мере отвечает требованиям современного цифрового документооборота. Сделано заключение, что дальнейшее улучшение деятельности учреждения и повышение эффективности работы по кадровому делопроизводству и менеджменту персонала на более высокий уровень может быть достигнуто при полном внедрении программного комплекса электронного документооборота по кадрам и бухгалтерии с оперативно обновляемым пакетом законодательно-нормативной базы.

In modern conditions, the traditional manual manner of working with documents in business is replaced gradually by the most rational methods of conducting digital office using a personal computer. Nowadays in the software market there is a wide enough choice of various programs for personnel records management at the company. However, the best properly choice often has difficulties connected with the juridical status of the real consumer of the software, the purpose of its activities, computer literacy of workers and the current experience of using a particular software package. The relevance of the problem is due to the fact that the state character of the work and the specific legal framework of the state institution differ significantly from the one of doing business by commercial (private) enterprises, on which are mainly focused the majority of the human resources software applications. The situation of the issue of electronic personnel records management in state institutions was analyzed on the pat-tern of experience with personnel documentation established in the State Committee on Price Policy of the Republic of Sakha (Yakutia). The main aspects of the paperless office work was studied, covering a variety of procedures and routine works with documents, as well as the software itself for dealing with documents of the personnel database of the institution. The article presents the results of studying indicators of electronic document administration and comparative analysis of options for professional personnel management programs. It was noted that at the moment the level of electronic personnel records management in the state institution does not yet fully meet the requirements of modern digital personnel documents management. It was concluded that the destination of further improving the activity of the state institution and raising work on personnel records administration and HR management to a higher level could be solved only if the digital document system for personnel records and accounting will be applied with an operatively updated package of legislative and regulatory framework.

 электронное кадровое делопроизводство электронный документооборот управление персоналом информационные системы управления кадрами Республика Саха Якутия electronic personnel records management personnel records workflow HR management human resources information system Republic of Sakha Yakutia

Erica Volini, Pascal Occean, Michael Stephan, Brett Walsh. Digital HR: Platforms, people, and work. February 28, 2017. [Электронный ресурс]. URL: https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/human-capital-trends/2017/digital-transformation-in-hr.html (дата обращения: 19.07.2019) Erica Volini, Pascal Occean, Michael Stephan, Brett Walsh. Digital HR: Platforms, people, and work. February 28, 2017. [Elektronnyj resurs]. Available at: https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/human-capital-trends/2017/digital-transformation-in-hr.html (accessed 19 July 2019). Joma Mahfod, Noof Yahya, Khalifa and Faisal al., Madi. Electronic Human Resource Management (E-HRM) System // International Journal of Economic Research. 2017, vol. 14, no. 15 (Part 4), рр. 563-576. Joma Mahfod, Noof Yahya, Khalifa and Faisal al., Madi. Electronic Human Resource Management (E-HRM) System // International Journal of Economic Research. 2017, vol. 14, no. 15 (Part 4), pp. 563-576. Fahimeh Babaei Nivlouei. Electronic Human Resource Management System: The Main Element in Capacitating Globalization Paradigm // International Journal of Business and Social Science. 2014, vol. 5, no. 2, рр. 147-159. Fahimeh Babaei Nivlouei. Electronic Human Resource Management System: The Main Element in Capacitating Globalization Paradigm // International Journal of Business and Social Science. 2014, vol. 5, no. 2, pp. 147-159. Распоряжение Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р «Об утверждении программы «Цифровая экономика Российской Федерации». [Электронный ресурс]. URL: http://static.government.ru/media/files/9gFM4FHj4PsB79I5v7yLVuPgu4bvR7M0.pdf (дата обращения: 19.07.2019). Rasporyazhenie Pravitel'stva RF ot 28.07.2017 № 1632-r «Ob utverzhdenii programmy «Cifrovaya ekonomika Rossijskoj Federacii» [Order of the Gov-ernment of the Russian Federation of July 28, 2017 No. 1632-r “On approval of the program“ Digital Economy of the Russian Federation ”]. Available at: http://static.government.ru/media/files/9gFM4FHj4PsB79I5v7yLVuPgu4bvR7M0.pdf (accessed 19 July 2019). Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы». [Электронный ресурс]. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения:19.07.2019). Ukaz Prezidenta RF ot 09.05.2017 № 203 «O Strategii razvitiya infor-macionnogo obshchestva v Rossijskoj Federacii na 2017 - 2030 gody» [Decree of the President of the Russian Federation of 05.09.2017 No. 203 “On the Strategy for the Development of the Information Society in the Russian Federation for 2017 - 2030”]. Available at: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (accessed 19 July 2019). Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 29 августа 2017 г. № 648 «О рабочей группе по внедрению в законодательство Российской Федерации системы электронного кадрового документооборота». [Электронный ресурс]. URL: https://www.vcot.info/e-hr (дата обращения: 19.07.2019). Prikaz Ministerstva truda i social'noj zashchity Rossijskoj Federacii ot 29 avgusta 2017 g. № 648 «O rabochej gruppe po vnedreniyu v zakonodatel'stvo Rossijskoj Federacii sistemy elektronnogo kadrovogo dokumentooborota» [Or-der of the Ministry of Labor and Social Protection of the Russian Federation dated August 29, 2017 No. 648 “On the working group on the implementation of the electronic personnel document management system in the legislation of the Russian Federation”]. Available at: https://www.vcot.info/e-hr (accessed 19 July 2019). María Mata Caravaca, Roberto Nahum. Case Study 01 ʹ Design and Implementation of a Records Management System at ICCROM: Final Report. ICCROM, March 2012. 32 p. [Электронный ресурс]. URL: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_italy_iccrom_final_report.pdf (дата обращения: 19.07.2019) María Mata Caravaca, Roberto Nahum. Case Study 01 ʹ Design and Im-plementation of a Records Management System at ICCROM: Final Report. ICCROM, March 2012. 32 p. [Elektronnyj resurs]. Available at: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_italy_iccrom_final_report.pdf (accessed 19 July 2019). Laura Handrick. 7 Best HR Software for Small Business in 2019. October 11, 2018. [Электронный ресурс]. URL: https://fitsmallbusiness.com/hr-software-for-small-business/ (дата обращения: 19.07.2019) Laura Handrick. 7 Best HR Software for Small Business in 2019. October 11, 2018. [Elektronnyj resurs]. Available at: https://fitsmallbusiness.com/hr-software-for-small-business/ (accessed 19 July 2019). Хвостенко Т.М., Прокопенко Л.Л., Гришанова Т.В. Современные средства автоматизации документационного обеспечения управления персоналом // Вестник образовательного консорциума среднерусский университет. Информационные технологии. - 2016. - № 2 (8). - С. 50-54. Hvostenko T.M., Prokopenko L.L., Grishanova T.V. Modern means of au-tomation of the document information management staff [Modern automation means for documenting personnel management]. Vestnik obrazovatel'nogo konsorciuma srednerusskij universitet. Informacionnye tehnologii [Bulletin of the educational consortium Central Russian University. Information Technology]. 2016, I. 2(8), pp. 50-54. Жаркова Ю.Т. Сравнительный анализ функциональных возможностей систем электронного документооборота // Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. 2016. № 16. С. 39-42. Zharkova Y.T. Comparative analysis ofelectronic document management systems functionality [A comparative analysis of the functional capabilities of electronic document management systems]. Uchet, analiz i audit: problemy teorii i praktiki [Accounting, analysis and audit: problems of theory and practice]. 2016, I. 16, pp. 39-42. Josh Bersin. The HR Software Market Reinvents Itself // Forbes, Jul 18, 2016. [Электронный ресурс]. URL: https://www.forbes.com/sites/joshbersin/2016/07/18/the-hr-software-market-reinvents-itself/#3a9b42115d0a (дата обращения: 19.07.2019) Josh Bersin. The HR Software Market Reinvents Itself // Forbes. Jul 18, 2016. [Elektronnyj resurs]. Available at: https://www.forbes.com/sites/joshbersin/2016/07/18/the-hr-software-market-reinvents-itself/#3a9b42115d0a (accessed 19 July 2019). Вартаньянц Т.А., Старокожева В.П. Внедрение электронного кадрового документооборота: сущность, риски возможности // Социально-трудовые исследования. - 2019. - № 1. - С. 145-156. Vartan'yants T.A., Starokozheva V.P. Implementation of electronic personnel document workflow: essence, risks, opportunities [The introduction of electronic personnel workflow: the nature, risks of opportunity]. Social'no-trudovye issledovanija [Social and Labor Studies]. 2019, I. 1, pp. 145-156. Захарова Т.Н., Борисова У.С. Совершенствование кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях // Гуманитарные, социально-экономические и общественные науки. - 2018. - № 5. - С. 264-267. Zakharova T.N. Borisova U.S. Perfection of personnel record keeping in medical institutions // Humanities, Social-economic and Social Sciences, 2018, no. 5, pp. 264-267. (in Russian) Михайлова А.В., Казанова А.А. Анализ кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом организации (на примере ОАО «РСК “Стерх”») // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. - 2015. - Т. 4. - № 2. - С. 36-42. Mikhaylova A., Kazanova A. Analysis of Personnel and Documentary Provision in the System of Personnel Management of Organization (on the example of JSC “RSK Sterkh”) [Analysis of staffing and documentation in the personnel management system of an organization (for example, OJSC RSK Sterkh)]. Upravlenie personalom i intellektual'nymi resursami v Rossii [Human Resources and Intellectual Resources Management in Russia]. 2015, I. 4, pp. 36-42.