student
Russian Federation
Internal regulatory documents are the basis for the coordinated work of the entire enterprise. They should take into account the nuances of interaction units and processes occurring both inside and outside the enterprise. The process of drawing up such documents is time consuming. The paper presents the results of research in the field of drafting internal regulatory documents in a specialized software product Business Studio.
regulatory document; document development optimization; regulatory document; process model; Business studio.
Система менеджмента качества является основой устойчивого развития. Внутренняя нормативная документация, являясь частью этой системы, занимает важное место на современном предприятии.
В настоящее время актуально развитие электронного документооборота при помощи специализированных программных продуктов, которые позволяют упростить процесс составления документов путем выгрузки из системы готовых взаимосвязей процессов. Это решает проблему наличия «белых пятен» в документах, которые актуализируются либо лишь формально, либо ответственные лица могут не учитывать всех нововведений и новых процессов за период пока не был актуализирован документ. Избежать этого помогает системная выгрузка данных через нотацию Процедура (Cross-Functional Flowchart) для требуемых документов в программном продукте Business studio.
Весь процесс системного подхода к описанию и регламентации документов начинается с требований стандарта ГОСТ Р ISO 9001-2015 – использовать процессную модель предприятия [1]. Переход к данной модели выполняется на всех предприятиях, проходящих сертификацию по стандартам ISO серии 9000.
Процессная модель представляет собой систему эффективных горизонтальных связей (рис. 1) [2], где в объективе высшего руководства рассматривается внутренняя среда компании – процессная система. Внедрение такого процессного подхода на предприятиях, с точки зрения бизнес-аналитика [3], без специализированных программных средств – представляет собой индивидуализированный процесс без возможности использования проделанной работы коллективно.
Одной из таких программ является Business studio. Она предназначена для моделирования бизнес-архитектуры. Выбор, по сравнению с зарубежными аналогами, также обоснован большей ориентированностью на российский рынок, так как разрабатывается российской группой компаний «Современные технологии управления».
Работа по составлению документов выполняется назначенным в каждом определенном отделе человеком, который не всегда может уследить за всеми взаимосвязями процессов, которые протекают во всей организации и влияют на заданный процесс. Процессная модель позволяет выстроить действия в определенную последовательность, что позволяет минимизировать ошибки при составлении документов.
Выстроить все связи в процессах, определить все входы и выходы процессов, определить тех, кто выполняет эти процессы, а также определить, какими документами пользуются при работе с процессами и внести это всё в программу – задачи для специального отдела, чья работа предшествует составлению нормативных документов на предприятии.
В одну из задач отдела входит централизованное создание шаблонов документов при помощи программного продукта.
В процессе выстраивания в программе связей определяются и уточняются все необходимые элементы (рис. 2), которые в дальнейшем будут автоматически выгружаться при составлении документа. Для этого в системе Business studio, чаще всего [4], работают со следующими, представленными функционалом программы, классами:
- «процессы»;
- «субъекты»;
- «показатели»;
- «объекты деятельности».
Пользуясь нотацией IDEF0, составляем основу всей модели процессов предприятия в виде диаграммы (рис. 3), позволяющей в дальнейшем декомпозировать выполняемые на предприятии процессы на подпроцессы, которые будут регламентироваться определенными документами.
Уровни модели процессов строятся по следующему принципу:
- на 1–4 уровне – в нотации IDEF0;
- начиная с 5-го уровня, – преимущественно в нотации «Процедура». Для объединения деятельности в единую группу может быть применена нотация IDEF0.
Из принципа следует, что нотация «Процедура» используется для моделирования процессов компании на нижних уровнях и именно она является конечным пунктом во всей модели для составления нормативных документов. Через неё становятся видны все участвующие организационные единицы, которые выполняют определенные функции. Выгружать данные из нотации Процедура можно в виде текста, таблицы и матриц функций.
Составление шаблонов нормативных документов ведётся с применением Мастера отчетов. Выгруженные привязки из нотации «Процедура» расставляются в заранее отведенное для них место в виде «Закладок» и «Полей кодов» ({DOCVARIABLE]) в файл формата Word (рис. 4).
Подводя итог сказанному, можно выделить:
1) процессная модель, в совокупности с применением программных средств, позволяет минимизировать ошибки при составлении документов;
2) данный процесс зависит от достоверности и своевременности внесенной информации в процессную модель, что влечет за собой назначение ответственных лиц за её актуализацию;
3) снятие функции разработки документов с производственных специалистов и централизация этого процесса позволит сосредоточиться специалистам на своих основных обязанностях.
1. GOST R ISO 9001-2015 Sistemy menedzhmenta kachestva. Trebovaniya.
2. Konotopov M.N., Anan'ev A.A. Analiz problem effektivnosti deyatel'nosti proizvodstvennyh predprinimatel'skih struktur malogo i srednego biznesa. - Nauchnyy zhurnal NIU ITMO. Seriya «Ekonomika i ekologicheskiy menedzhment». - 2014. - №1.
3. Aleksandr Abramov. Optimizaciya, vyrazhennaya v cifrah. - Intelligent enterprise №2 (236), fevral' 2012.
4. Metodika. Sozdanie pol'zovatel'skih otchetov. - GK «Sovremennye tehnologii upravleniya», versiya 3.0.1, redakciya 1, 2009. - S. 11.
